Internrevision är ett kraftfullt verktyg som hjälper organisationer att identifiera var de är effektiva och var de behöver förbättra sig för att kunna utvecklas. Ändå är det många organisationer som kämpar med internrevisionsprocessen. Jag har utbildat revisorer i många år och hoppas att följande tips kommer att hjälpa internrevisorer och revisionsledare att uppnå internrevisionens fulla potential.
1 Identifiera ett gemensamt mål
Varför gör man en internrevision? Hur gynnar den din organisation? Om ni vill få ut så mycket som möjligt av revisionen så räcker det förmodligen inte med att säga till de anställda att "det är obligatoriskt". Förklara istället för dem vad som är själva målet med revisionen. Är det bara ett sätt att säkerställa efterlevnad eller ett steg mot att optimera processerna? Se till att kontrollera efterlevnaden av externa och interna krav, men stanna inte där. Be den som granskas om idéer och förslag till förbättringar och ta med dem i din rapport.
2 Involvera högsta ledningen
Som ansvarig för revisionsprogrammet kan du hjälpa högsta ledningen att ta på sig ledarskapsrollen genom att använda revisionen som ett verktyg för ledarskap. Diskutera innehållet i revisionsprogrammet med dem, be dem avsätta tillräckligt med tid och resurser för processen och håll dem uppdaterade när det kommer till resultat och uppföljning. På så sätt ökar du revisionsprogrammets profil och ser till att ledningen stöder dina beslut om innehåll och processer.
3 Planera tillräckligt med tid
Gör internrevisionen till en prioritet! Planera in tillräckligt med tid för revisionsprocessen i början av varje period, inte i slutet. Gör revisionstiden värdefull och givande genom att fördjupa dig i viktiga ämnen som valts ut av högsta ledningen (se ovan). Förbered dina rapporter direkt efter intervjun då du fortfarande har alla detaljer färska i minnet. Håll dig till revisionsprogrammet och använd den reserverade tiden väl. Njut av den personliga kontakten med den som granskas och värdesätt resultaten. På så sätt ser du till att internrevisionen inte hamnar sist på din lista eller kanske till slut inte blir av över huvudtaget.
4 Var förberedd
En bra internrevision börjar med förberedelser. Identifiera viktiga ämnen och se till att överväga förslag i revisionsprogrammet från ledaren eller högsta ledningen. Läs tidigare revisionsrapporter, interna eller externa klagomål och korrigerande åtgärder som rör ämnet. Ta en titt på rutinerna för den process som du ska granska och gör en lista med ämnen som du vill prata om. Identifiera sedan de specifika riskerna och möjligheterna för varje ämne. Se till att inkludera dessa under hela revisionen. Förberedelsefasen är ett bra tillfälle att be revisionsledaren eller kollegor om hjälp om du är osäker på risker och möjligheter. Du bör också be den som granskas att definiera sina risker och möjligheter.
5 Lyssna och lär
Med förberedelserna i åtanke kan du använda alla dina färdigheter och ett öppet sinne för att få ut det bästa av revisionen. När du väl sitter i intervjun ska du se till att gå in i detalj på varje ämne och samla in objektiva bevis på efterlevnad eller brist på efterlevnad. Förklara målen och nyttan med processen och uppmuntra den granskade att komma med relevanta bevis och idéer för att öka kvaliteten i din rapport och påskynda uppföljningsåtgärderna. Fokusera på revisionen och den värdefulla tiden med din kollega. Undvik störningar så mycket som möjligt. Frågor som inte rör revisionen bör tas upp vid ett annat tillfälle. Kom ihåg: en revision är inte en inspektion med en enkel checklista, utan en intervju med den granskade.
6 Utveckla dina revisorers kompetens
Internrevision kräver ett brett spektrum av färdigheter. Utbildning ger revisorerna en solid grund men är bara en början. Liksom för andra roller bör organisationer överväga att införa kompetenshantering för internrevisorer. Detta bör omfatta utnämning/rekrytering, utbildning och kompetensutveckling, prestationsbedömningar och åtgärder vid dåliga prestationer. Ledarna för revisionsprogrammen har en framträdande roll i revisorernas utveckling. De måste hålla revisorsteamet motiverat och ingripa när revisorerna eller de som granskas uppträder problematiskt. Som ansvarig för revisionen kan du ordna workshops om det skulle behövas, eller delta i internrevisionen för att få en bättre uppfattning om vad som händer och vad som behövs för revisionsprogrammet.
7 Dela med dig av dina framgångar
Som ledare bör du fundera på hur du kan dela med dig av framgångarna från de interna revisionerna. Håll dina revisorer informerade om uppföljningsåtgärder. Vilka åtgärder vidtogs och med vilka resultat? Utforma ett sätt att prata om framgångar och svårigheter inom revisorsteamet. Hur kan ni motivera och lära er av varandras prestationer? Inget motiverar mer än att dela med sig av framgångar.
8 Övergång från PDCA till CAPD
Många revisorer använder PDCA-modellen för att granska ständiga förbättringar. PDCA-stegen är väletablerade i många organisationer, men tiden för kontroll- och justeringsdelarna i den iterativa metoden är ofta för kort. Innan revisorn kommer in har för mycket tid lagts på planering och genomförande. Ett alternativt tillvägagångssätt är att starta cykeln vid en annan punkt och byta från PDCA till CAPD. På så sätt flyttas fokus till de svårare stegen för kontroll och justering, som i sin tur får mer tid. För att gå från PDCA till CAPD, fråga dem ni granskar hur de utvärderar effektiviteten i sin process och låt dem komma med bevis på åtgärder som vidtagits när revisionen visat på bristande överensstämmelse eller effektivitet.
9 Förbli opartisk
Att vara opartisk när det gäller processen och effekterna av din internrevision innebär att du ser till att det inte finns någon koppling mellan ämnet och din nuvarande eller senaste tidigare roll. Du bör inte ha intresse av ett specifikt resultat av revisionen. Av samma skäl bör du inte granska din närmaste chef eller underordnade. Dina revisioner bör aldrig komma i konflikt med någon prestationsbedömning som du ger eller får. Se till att du är opartisk innan du accepterar en revision och kontakta revisionsledaren gällande dina skäl att inte acceptera en revision.
10 Njut av att vara revisor!
Internrevisorer har en av de mest intressanta rollerna i organisationen. Du får se andra delar av företaget och prata med människor som du annars inte skulle ha haft så mycket kontakt med. På så sätt kan du utveckla en förståelse för hela organisationens verksamhet. Du kommer att finna en djupare respekt för andra människor, deras roller och prestationer. Dessutom kanske du upptäcker att de revisionstekniker och färdigheter som du har lärt dig att behärska kommer väl till pass på många andra områden i ditt arbete och privatliv. Internrevision gör livet bättre!
Aaldert Schaap, seniorutbildning, 2022