Audyty wewnętrzne są potężnym narzędziem, które pomaga organizacjom zidentyfikować obszary, w których działają skutecznie oraz te obszary, które wymagają poprawy, aby organizacja mogła się rozwijać. Mimo to wiele organizacji zmaga się z procesami audytu wewnętrznego. Przez wiele lat szkoliłem audytorów i mam nadzieję, że poniższe wskazówki pomogą audytorom wewnętrznym i kierownikom programów audytowych uwolnić pełen potencjał audytu wewnętrznego.
1 Określenie wspólnego celu
Dlaczego organizujesz audyt wewnętrzny? W jaki sposób przynosi on korzyści Twojej organizacji? Jeśli chcesz, aby wszyscy zgodzili się na audyt, to sam fakt, że jest "jest to obowiązkowe" raczej nie przyniesie zamierzonego skutku. Zamiast tego rozpocznij rozmowę i wyjaśnij, jaki jest cel audytu wewnętrznego. Czy jest to tylko środek do zapewnienia zgodności, czy też krok w kierunku optymalizacji procesów? Upewnij się, że sprawdzana jest zgodność z zewnętrznymi i wewnętrznymi wymaganiami, ale nie poprzestawaj na tym. Zapytaj audytowanych o ich pomysły i sugestie dotyczące usprawnień i uwzględnij je w swoim raporcie.
2 Zaangażuj kierownictwo wyższego szczebla
Jako kierownik programu audytu, możesz pomóc kierownictwu wyższego szczebla w przyjęciu roli lidera, wykorzystując audyt jako narzędzie przywództwa. Omów zawartość programu audytu z kierownictwem wyższego szczebla, poproś o przydzielenie wystarczającej ilości czasu i zasobów na ten proces oraz informuj na bieżąco o wynikach i działaniach poaudytowych. W ten sposób zwiększysz zaangażowanie w program audytu i upewnisz się, że kierownictwo wyższego szczebla popiera Twoje decyzje dotyczące całego procesu.
3 Zaplanuj wystarczająco dużo czasu
Uczyń audyty wewnętrzne priorytetem! Zaplanuj wystarczająco dużo czasu na proces audytu na początku każdego cyklu, a nie na jego końcu. Spraw, aby czas spędzony na audycie był cenny i satysfakcjonujący, zagłębiając się w ważne tematy wybrane przez kierownictwo wyższego szczebla (patrz wyżej). Przygotuj swoje raporty zaraz po rozmowie, kiedy szczegóły są jeszcze świeże w Twojej pamięci. Trzymaj się swojego harmonogramu i dobrze wykorzystuj zarezerwowany czas. Ciesz się osobistym kontaktem z audytowanymi i doceniaj wyniki. W ten sposób upewnisz się, że audyt wewnętrzny nie będzie tylko ostatnią rzeczą na Twojej liście, która zostanie przesunięta na później, aż w końcu w ogóle się nie odbędzie.
4 Bądź przygotowany
Dobry proces audytu wewnętrznego zaczyna się od przygotowania. Zidentyfikuj istotne tematy audytu i pamiętaj, aby rozważyć sugestie kierownika programu audytu lub kierownictwa wyższego szczebla. Zapoznaj się z wcześniejszymi raportami z audytów, wewnętrznymi lub zewnętrznymi reklamacjami oraz działaniami naprawczymi związanymi z danym tematem. Zapoznaj się z procedurami procesu, który masz zamiar audytować i zrób krótką listę tematów, które chcesz omówić. Następnie, zidentyfikuj konkretne ryzyka i szanse dla każdego tematu. Upewnij się, że zostaną one uwzględnione podczas całego audytu. Faza przygotowawcza to dobry moment, aby poprosić o pomoc kierownika programu lub kolegów, jeśli masz wątpliwości co do ryzyk i szans. Powinieneś również poprosić audytowanego o zdefiniowanie jego ryzyk i szans.
5 Słuchaj i ucz się
Mając na uwadze swoje przygotowanie, wykorzystaj wszystkie swoje umiejętności i otwarty umysł, aby jak najlepiej wypaść podczas audytu. Po przeprowadzeniu rozmowy, upewnij się, że szczegółowo omówisz każdy temat i zbierzesz obiektywne dowody zgodności lub niezgodności. Wyjaśnij cele i przydatność procesu i zachęć audytowanego do ujawnienia istotnych dowodów i pomysłów w celu podniesienia jakości Twojego raportu i przyspieszenia działań następczych. Skup się na audycie i cennym czasie spędzonym ze współpracownikiem. W miarę możliwości unikaj zakłóceń. Pytania nie związane z audytem powinny być zadane w innym czasie. Pamiętaj: audyt to nie kontrola z prostą listą kontrolną, ale rozmowa z audytowanym.
6 Rozwijaj umiejętności audytorów
Audyt wewnętrzny wymaga szerokiego zakresu umiejętności. Szkolenie audytorów daje im solidne podstawy, ale jest tylko punktem wyjścia. Podobnie jak w przypadku innych ról, organizacje powinny rozważyć wprowadzenie zarządzania kompetencjami audytorów wewnętrznych. Powinno to obejmować mianowanie/rekrutację, szkolenia i rozwój kompetencji, ocenę wyników oraz podejmowanie działań w przypadku słabych wyników. Kierownicy programów audytowych odgrywają istotną rolę w rozwoju audytorów. Muszą utrzymywać motywację zespołu audytorów i interweniować, gdy audytorzy lub audytowani zachowują się problematycznie. Jako kierownik programu audytu, możesz organizować warsztaty odświeżające wiedzę i uczestniczyć w audytach wewnętrznych, aby uzyskać lepszy obraz tego, co się dzieje i co jest potrzebne w programie audytu.
7 Podziel się sukcesami
Jako kierownik programu zastanów się, jak podzielić się sukcesami z audytów wewnętrznych. Informuj swoich audytorów o działaniach następczych. Jakie działania zostały podjęte i jakie przyniosły rezultaty? Opracuj sposób rozmawiania o sukcesach i trudnościach w zespole audytorów. Jak możecie motywować się nawzajem i uczyć się na swoich osiągnięciach? Nic nie motywuje bardziej niż dzielenie się sukcesem.
8 Przejście z PDCA na CAPD
Wielu audytorów stosuje model PDCA do audytowania ciągłego doskonalenia. Etapy PDCA są dobrze ugruntowane w wielu organizacjach, jednak czas na części "sprawdź" i "dostosuj" metody iteracyjnej jest często zbyt krótki. Zanim wejdzie audytor, zbyt wiele czasu spędzono na planowaniu i wykonywaniu. Alternatywnym podejściem jest rozpoczęcie cyklu w innym punkcie, przechodząc od PDCA do CAPD. To spowoduje przesunięcie punktu ciężkości na trudniejsze etapy sprawdzania i dostosowywania, na które z kolei przeznacza się więcej czasu. Aby przejść z PDCA do CAPD, należy zapytać audytowanych, jak oceniają skuteczność swojego procesu i pozwolić im pokazać dowody działań podjętych, gdy sprawdzenie wykazało brak zgodności lub skuteczności.
9 Pozostań bezstronny
Zachowanie bezstronności w odniesieniu do procesu i efektów audytu wewnętrznego oznacza, że upewniasz się, że nie ma żadnego związku między zakresem audytu a Twoją obecną lub ostatnią rolą. Nie powinieneś mieć żadnych udziałów ani interesu w konkretnym wyniku audytu. Z tych samych powodów nie należy przeprowadzać audytu u swojego bezpośredniego przełożonego lub podwładnego. Audyty nigdy nie powinny wchodzić w konflikt z jakąkolwiek oceną wydajności, którą wystawiasz lub otrzymujesz. Upewnij się, że jesteś bezstronny, zanim przyjmiesz audyt i skontaktuj się z kierownikiem programu audytowego w sprawie powodów dla których nie możesz zrealizować danego audytu.
10 Ciesz się z bycia audytorem!
Audytorzy wewnętrzni mają jedną z najciekawszych ról w organizacji. Mają oni okazję zobaczyć inne części firmy i porozmawiać z ludźmi, z którymi w innym przypadku mieliby niewielki kontakt. Pozwoli Ci to rozwinąć zrozumienie całego zakresu działalności Twojej organizacji. Zyskujesz głębszy szacunek dla innych ludzi, ich ról i osiągnięć. Ponadto, może się okazać, że poznane techniki i umiejętności audytorskie przydadzą się w wielu innych dziedzinach życia zawodowego i prywatnego. Audyt wewnętrzny sprawia, że Twoje życie staje się ciekawsze!
Aaldert Schaap, trener audytorów wewnętrznych i wiodących, 2022