Interne Audits sind ein leistungsfähiges Instrument, mit dem Organisationen feststellen können, wo sie effektiv sind und wo sie sich verbessern müssen, um sich weiterzuentwickeln. Dennoch tun sich viele Organisationen schwer mit internen Audits. Ich habe viele Jahre lang Auditoren und Auditorinnen geschult und hoffe, dass die folgenden Tipps den internen Auditoren und Auditprogramm-Managern helfen, das volle Potenzial der internen Revision auszuschöpfen.
1. Ein gemeinsames Ziel festlegen
Warum führen Sie eine Innenrevision durch? Welchen Nutzen hat sie für Ihre Organisation? Wenn Sie alle Beteiligten für Ihr Audit gewinnen wollen, ist der Ausdruck „es ist obligatorisch" wahrscheinlich nicht der richtige Weg. Beginnen Sie stattdessen ein Gespräch und klären Sie das Ziel des internen Audits. Ist es nur ein Mittel, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten, oder ein Schritt zur Optimierung der Prozesse? Stellen Sie sicher, dass die Einhaltung externer und interner Anforderungen überprüft wird, aber bleiben Sie nicht dabeistehen. Fragen Sie die auditierte Stelle nach ihren Ideen und Verbesserungsvorschlägen und nehmen Sie diese in Ihren Bericht auf.
2. Einbindung der Geschäftsleitung
Als Leiter des Auditprogramms können Sie der obersten Führungsebene helfen, die Führungsrolle zu übernehmen, indem Sie das Audit als Führungsinstrument nutzen. Besprechen Sie den Inhalt des Auditprogramms mit der Geschäftsleitung, bitten Sie sie, ausreichend Zeit und Ressourcen für den Prozess bereitzustellen, und halten Sie sie über die Ergebnisse und Folgemaßnahmen auf dem Laufenden. Auf diese Weise erhöhen Sie das Profil des Auditprogramms und stellen sicher, dass die Geschäftsleitung Ihre Entscheidungen in Bezug auf Inhalt und Verfahren unterstützt.
3. Planen Sie genügend Zeit ein
Machen Sie interne Audits zu einer Priorität! Planen Sie ausreichend Zeit für das Auditverfahren am Anfang jeder Periode ein, nicht am Ende. Gestalten Sie Ihre Auditzeit wertvoll und lohnend, indem Sie sich mit wichtigen, von der Unternehmensleitung ausgewählten Themen befassen (siehe oben). Bereiten Sie Ihre Berichte gleich nach dem Gespräch vor, wenn die Details noch frisch in Ihrem Gedächtnis sind. Halten Sie Ihren Zeitplan ein und nutzen Sie die reservierte Zeit gut. Genießen Sie den persönlichen Kontakt mit den Geprüften und halten Sie die Ergebnisse in Ehren. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass das interne Audit nicht nur der letzte Punkt auf Ihrer Liste ist, der aufgeschoben wird, bis es schließlich gar nicht mehr stattfindet.
4. Vorbereitet sein
Ein guter interner Auditprozess beginnt mit der Vorbereitung. Ermitteln Sie wichtige Auditthemen und berücksichtigen Sie dabei unbedingt die Vorschläge Ihres Auditprogrammleiters oder der Geschäftsleitung. Informieren Sie sich über frühere Auditberichte, interne oder externe Beschwerden und Abhilfemaßnahmen im Zusammenhang mit dem Thema. Schauen Sie sich die Verfahren des zu prüfenden Prozesses an und erstellen Sie eine Auswahlliste mit Themen, über die Sie sprechen möchten. Ermitteln Sie dann die spezifischen Risiken und Chancen für jedes Thema. Achten Sie darauf, diese während des gesamten Audits zu berücksichtigen. Die Vorbereitungsphase ist ein guter Zeitpunkt, um Ihren Programmmanager oder Kollegen um Hilfe zu bitten, wenn Sie Zweifel an den Risiken und Chancen haben. Sie sollten auch die auditierte Stelle bitten, ihre Risiken und Chancen zu definieren.
5. Zuhören und lernen
Setzen Sie bei Ihrer Vorbereitung all Ihre Fähigkeiten ein und seien Sie aufgeschlossen, um das Beste aus dem Audit herauszuholen. Sobald Sie im Gespräch sind, stellen Sie sicher, dass Sie bei jedem Thema ins Detail gehen und objektive Beweise für die Einhaltung oder Nichteinhaltung sammeln. Erläutern Sie die Ziele und den Nutzen des Prozesses und ermutigen Sie die geprüfte Person, relevante Beweise und Ideen vorzulegen, um die Qualität Ihres Berichts zu verbessern und Folgemaßnahmen zu beschleunigen. Konzentrieren Sie sich auf das Audit und die wertvolle Zeit mit Ihrem Kollegen. Vermeiden Sie Unterbrechungen so weit wie möglich. Fragen, die sich nicht auf das Audit beziehen, sollten zu einem anderen Zeitpunkt gestellt werden. Denken Sie daran: Ein Audit ist keine Inspektion mit einer einfachen Checkliste, sondern ein Gespräch mit Ihrer auditierten Stelle.
6. Entwickeln Sie die Fähigkeiten Ihrer Auditoren
Die Innenrevision erfordert ein breites Spektrum an Fähigkeiten. Die Ausbildung der Auditoren bietet ihnen eine solide Grundlage, aber sie ist nur der Ausgangspunkt. Wie auch bei anderen Aufgaben sollten Organisationen ein Kompetenzmanagement für Innenrevisoren in Betracht ziehen. Dieses sollte die Ernennung/Einstellung, die Schulung und Kompetenzentwicklung, die Leistungsbewertung und die Ergreifung von Maßnahmen bei schlechter Leistung umfassen. Auditprogramm-Manager spielen eine wichtige Rolle bei der Entwicklung der Auditoren. Sie müssen die Motivation des Auditteams aufrechterhalten und eingreifen, wenn Auditoren oder Auditierte sich problematisch verhalten. Als Auditprogramm-Manager können Sie Auffrischungsworkshops veranstalten und bei internen Audits hospitieren, um sich ein besseres Bild davon zu machen, was geschieht und was für das Auditprogramm erforderlich ist.
7. Erfolge teilen
Überlegen Sie als Programmmanager, wie Sie die Erfolge der internen Audits weitergeben können. Halten Sie Ihre Auditpr über Folgemaßnahmen auf dem Laufenden. Welche Maßnahmen wurden ergriffen und mit welchen Ergebnissen? Entwickeln Sie eine Methode, um innerhalb des Auditteams über Erfolge und Schwierigkeiten zu sprechen. Wie können Sie sich gegenseitig motivieren und von den Erfolgen der anderen lernen? Nichts motiviert mehr, als Erfolge zu teilen.
8. Umstellung von PDCA auf CAPD
Viele Auditoren verwenden das PDCA-Modell zur Prüfung der kontinuierlichen Verbesserung. Die PDCA-Schritte sind in vielen Unternehmen fest etabliert, doch die Zeit für die Teile "Prüfen" und "Anpassen" der iterativen Methode ist oft zu kurz. Bevor der Auditor eintritt, ist bereits zu viel Zeit mit Planen und Tun verbracht worden. Ein alternativer Ansatz besteht darin, den Zyklus an einem anderen Punkt zu beginnen und von PDCA zu CAPD zu wechseln. Dadurch verlagert sich der Schwerpunkt auf die schwierigeren Phasen der Überprüfung und Anpassung, für die wiederum mehr Zeit zur Verfügung steht. Um von PDCA zu CAPD überzugehen, fragen Sie Ihre Geprüften, wie sie die Wirksamkeit ihres Prozesses bewerten, und lassen Sie sie Belege für Maßnahmen vorlegen, die ergriffen wurden, als die Überprüfung einen Mangel an Konformität oder Wirksamkeit ergab.
9. Unvoreingenommen bleiben
Unvoreingenommenheit in Bezug auf den Prozess und die Auswirkungen Ihres internen Audits bedeutet, dass Sie sicherstellen, dass es keine Verbindung zwischen dem Thema und Ihrer aktuellen oder letzten früheren Rolle gibt. Sie sollten kein Interesse an einem bestimmten Ergebnis des Audits haben. Aus denselben Gründen sollten Sie auch nicht Ihren direkten Vorgesetzten oder direkte Mitarbeiter von Ihnen prüfen. Ihre Audits sollten nie in Konflikt mit einer Leistungsbewertung geraten, die Sie abgeben oder erhalten. Vergewissern Sie sich, dass Sie unvoreingenommen sind, bevor Sie ein Audit annehmen, und informieren Sie den Leiter des Auditprogramms über die Gründe, warum Sie ein Audit nicht annehmen.
10. Viel Spaß als Auditor!
Innenrevisoren haben eine der interessantesten Aufgaben in der Organisation. Sie bekommen andere Bereiche Ihres Unternehmens zu sehen und sprechen mit Menschen, mit denen Sie sonst kaum Kontakt hätten. Dadurch können Sie ein Verständnis für die gesamte Bandbreite der Aktivitäten Ihrer Organisation entwickeln. Sie werden einen tieferen Respekt für andere Menschen, ihre Aufgaben und Leistungen entwickeln. Außerdem werden Sie feststellen, dass die Audittechniken und -fähigkeiten, die Sie zu beherrschen gelernt haben, in vielen anderen Bereichen Ihres Arbeits- und Privatlebens nützlich sind. Internes Auditing macht Ihr Leben besser!
Aaldert Schaap, Senior Trainer LRQA, 2022