Interne audits zijn een essentieel onderdeel van elk managementsysteem. Samen met de managementbeoordeling en andere verificatieactiviteiten worden ze verondersteld een zelfreinigend mechanisme te zijn. Klanten en externe partijen hoeven u niet te vertellen waar u effectief bent en waar niet; de interne audit is een zeer krachtig instrument om zelf vooruitgang te boeken.
Maar hoe komt het dat veel bedrijven worstelen met interne audits en niet veel voordeel halen uit dit instrument? Ik geef u enkele suggesties om het volledige potentieel van interne audits te benutten. Als trainer van auditors hoop ik dat deze tips u zullen helpen als interne auditor of als manager van een auditprogramma.
Tip 1 Gemeenschappelijk doel
Waarom regelt u interne audits? Wat moet het uw onderneming opleveren? Wanneer u nog in de fase zit van "het is verplicht" heeft u misschien niet het beste uitgangspunt. Bespreek wat het resultaat zou moeten zijn.
Zijn we alleen op zoek naar conformiteit, of investeren we in het zoeken naar mogelijkheden om onze processen te verbeteren of te vereenvoudigen? Neem als interne auditor de tijd om met de auditee te praten over zijn of haar ideeën voor verbetering en maak dit tastbaar en specifiek in het rapport. Ga niet voorbij aan de noodzaak om de conformiteit met interne of externe eisen te controleren.
Tip 2 Audits als managementinstrument
Bent u de programmamanager die moeite heeft om zelf een manier te vinden om te beslissen over de inhoud van het auditprogramma? Waarom bespreekt u dit niet met het senior management? Help het senior management om de leiderschapsrol op zich te nemen door te bespreken wat belangrijk is om te auditen. Dat zou het belang van het totale interne programma moeten vergroten. Zorg dat het senior management op de hoogte is van de resultaten en de vervolgactiviteiten. Betrek het management bij het reserveren van voldoende tijd voor de programmamanager, de auditors en de auditees.
Tip 3 Kostbare tijd
Heel vaak krijgt of heeft de auditor niet genoeg tijd voor eigenlijk alle aspecten van het proces: voorbereiding, ondervraging en het schrijven van het verslag. Het gevolg is vaak dat de audits worden uitgesteld, of gewoon helemaal niet worden uitgevoerd. Dan wordt uw interne zelfreinigingsinstrument volledig verwaarloost en als u doet wat u hebt gedaan, krijgt u wat u altijd al kreeg. Geen enkele verbetering.
Maak tijd vrij voor het auditproces aan het begin van elke periode, in plaats van het laatste deel ervan, en zorg ervoor dat uw kostbare audittijd lonend wordt door in te gaan op belangrijke onderwerpen die door het hoger management zijn gekozen. Doe uw rapportage kort na het gesprek wanneer u zich nog veel details herinnert. Houd u aan de planning en gebruik de gereserveerde tijd zeer goed. Geniet van het persoonlijke contact en koester de resultaten.
Tip 4 Bereid uw interne audit voor
Een goed intern auditproces begint met de voorbereiding. Denk na over interessante onderwerpen en besteed aandacht aan punten die van de manager van het auditprogramma of zelfs rechtstreeks van het hoger management komen.
Maak uw audit risico gebaseerd: Elk onderwerp heeft een verband met risico's en kansen. Neem die mee vanaf de voorbereiding tot aan de rapportage van de audit. Vraag de programmamanager of een collega om u te helpen als u tijdens de voorbereidingsfase twijfelt of u de risico's en kansen wel begrijpt. Vraag de audittee om zijn of haar risico's en kansen te definiëren.
Lees eerdere auditverslagen, interne of externe klachten en corrigerende maatregelen met betrekking tot het onderwerp. Bekijk de procedures van het proces dat u gaat auditen en maak een shortlist met onderwerpen waarover u wilt praten. Denk eraan: auditen is geen inspectie met een eenvoudige checklist, maar een gesprek met uw auditee.
Tip 5 Ga ervoor!
Met uw voorbereiding in het achterhoofd gebruikt u al uw vaardigheden en een open houding om het beste uit de audit te halen. Als u eenmaal in het gesprek zit, zorg er dan voor dat u diep in een onderwerp duikt en objectieve bewijzen verzamelt van conformiteit of non-conformiteit.
Spreek over de doeltreffendheid van het proces en motiveer de auditee om relevante bewijzen en ideeën aan te dragen, de kwaliteit van uw verslag te verhogen en vervolgacties te bespoedigen.
Concentreer u op de audit zelf en de kostbare tijd met uw collega. Voorkom zoveel mogelijk verstoring. Vragen die niet met de audit gerelateerd zijn, zullen zoveel mogelijk moeten wachten.
Tip 6 Competentiebeheer
Intern auditen vereist een breed scala aan competenties. De meeste auditors volgen een training voor het doen van audits om daarmee een goede basis te krijgen om hun eerste audits uit te voeren. Dat is slechts een beginpunt. Net als bij andere rollen moet een bedrijf nadenken over competentiemanagement van interne auditors in termen van selectie van auditors, opleiding en ontwikkeling van competenties, het evalueren van prestaties en optreden als de resultaten tegenvallen.
Zie de ontwikkeling van auditors als een doorlopende activiteit die net als elke andere rol aandacht behoeft. Als manager van het auditprogramma heeft u een prominente rol in het proces. Denk aan het gemotiveerd houden van het auditteam. Grijp in wanneer het gedrag van een auditor of auditee niet gepast is. Denk aan bijscholing. Zorg ervoor dat u als programma-manager getuige bent van interne audits, zodat u weet wat er gebeurt en wat er nodig is voor het auditprogramma.
Tip 7 Deel successen
Denk als programmamanager na over hoe u de successen van interne audits kunt delen. Houd de auditors op de hoogte van de resultaten van follow-up acties. Wat is er veranderd en wat was het effect van de verandering? Organiseer een manier om als auditteam te praten over successen en moeilijkheden. Hoe kun je elkaar motiveren, en leren van wat er bereikt is? Niets motiveert meer dan het delen van successen.
Tip 8 CAPD (Check-Act-Plan-Do) in plaats van PDCA
Heel vaak gebruiken auditors het PDCA-model om voortdurende verbetering te auditen. Beginnend met het begrijpen van de plannen, gevolgd door het uitvoeren, kan veel tijd kosten. In de meeste bedrijven zijn deze stappen van PDCA goed ingeburgerd. Heel vaak blijkt het evalueren (de Check-stap) en handelen om te corrigeren of herhaling te voorkomen (de Act-stap) veel moeilijker te zijn. Maar voordat de auditor zover is, kan de beschikbare tijd voor de audit om zijn.
Een alternatieve aanpak is om de ‘Check’ en ‘Act’ stappen in een eerder stadium te gebruiken. Aangezien de PDCA-cyclus een cyclus is, kunt u hem ook gebruiken als de CAPD-cyclus en meer tijd besteden aan de moeilijke punten van de controle en de vereiste acties.
Laat degene die gecontroleerd worden u vertellen hoe zij de doeltreffendheid van hun proces evalueren en laat hen aantonen welke maatregelen zij hebben genomen wanneer uit de controle een gebrek aan conformiteit of doeltreffendheid bleek.
Tip 9 Zorg dat u onafhankelijk blijft
Onafhankelijk blijven van het proces en de gevolgen van uw interne audit betekent dat u ervoor moet zorgen dat er geen verband bestaat tussen het onderwerp en uw huidige rol of recente vroegere rol. Dat u geen belang hebt bij een specifiek resultaat van de audit. Zorg er ook voor dat u uw lijnmanager of ondergeschikte niet als auditee heeft. Dat zou gemakkelijk een vermenging kunnen worden tussen het auditen van een proces en het beoordelen van een persoon.
Controleer uw onafhankelijkheid voordat u een audit aanvaardt en neem contact op met de manager van het auditprogramma over de reden waarom u een audit niet aanvaardt.
Tip 10 Promoot intern auditen
De rol van een interne auditor is een van de meest interessante rollen zodra de ondersteuning van deze activiteiten is geregeld. U krijgt andere delen van uw bedrijf te zien, praat met andere mensen dan met wie u normaal praat en zo ontwikkelt u een breed inzicht in alle bedrijfsactiviteiten. Dit zal het respect voor andere mensen en andere activiteiten doen toenemen.
Als u eenmaal een aantal basistechnieken van auditen onder de knie hebt, zult u merken dat die vaardigheden ook heel nuttig zijn in de rest van uw werk- en privé-leven.