Von zu Hause aus arbeiten: damals und heute.

In vielen Unternehmen hat die Technologie es den Belegschaften ermöglicht, schnell auf Remote-Arbeit umzustellen. Für einige gab es Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Kapazität von Systemen für den Masseneinsatz – diejenigen Unternehmen, die bereits vor der Pandemie oder gleich zu Beginn Blackout-Tests durchgeführt hatten, waren am besten vorbereitet. Hier bei LRQA schnitten unsere Systeme gut ab, weil sie Cloud-basiert sind und wir bereits beträchtliche Investitionen in unsere Fähigkeiten aus der Distanz zu arbeiten getätigt hatten.

Das soll nicht heißen, dass es nicht ohne Herausforderungen gewesen wäre. Aus ergonomischer Sicht können die meisten Menschen für eine kurze Zeit mit einem Laptop arbeiten, aber ein längerer Gebrauch kann zu einem echten Problem werden. Die meisten Organisationen erstatten den Arbeitnehmern in der Regel nur dann die Kosten für zusätzliche Ausrüstung, wenn ihre Beschäftigung vorsieht, dass sie dauerhaft oder semi-permanent zu Hause arbeiten.

Die Regierungen bieten Ratschläge für den Umgang mit ergonomischen Fragen an, die denjenigen helfen können, die vorübergehend von zu Hause aus arbeiten. Beispielsweise bietet die Health and Safety Executive des Vereinigten Königreichs Anleitungen zu einfachen Schritten, die Menschen ergreifen können, um die Risiken der Bildschirmarbeit zu verringern:

• Unterbrechen Sie lange Arbeitsphasen mit Ruhepausen (mindestens fünf Minuten pro Stunde) oder verändern Sie die Aktivität
• Vermeiden Sie statische Haltungen durch regelmäßige Positionswechsel
• Stehen Sie auf und bewegen Sie sich oder machen Sie Dehnungsübungen
• Vermeiden Sie Augenermüdung, indem Sie von Zeit zu Zeit den Fokus wechseln oder blinzeln

Allgemeiner gesagt, wir sind soziale Wesen und leben von der Interaktion. Viele der Dinge, die wir jeden Tag als selbstverständlich hinnehmen, sind es, die uns stimulieren. Darüber hinaus funktionieren Innovation und Kreativität vielleicht am besten durch Interaktion – virtuelle Treffen können dabei natürlich helfen, aber es ist nicht dasselbe wie ein persönliches Brainstorming mit einer Gruppe von Kollegen.

Menschen gesund erhalten

Ich hatte das Glück, schon früh in meiner Sicherheitskarriere von einem renommierten Experten und einem der Pioniere des IOSH, John Ridley, unterrichtet zu werden, der einen der frühesten maßgeblichen Leitfäden über Sicherheit und Gesundheit am Arbeitsplatz verfasste. Die Fragen, die er benutzte, als er darüber nachdachte, wie man Menschen am Arbeitsplatz sowohl physisch als auch psychisch in Sicherheit bringen kann, bleiben bei mir und sind heute noch genauso relevant wie damals:

Was geht es weiter?

Während in einigen Ländern das Personal bereits vor Ort zurückgekehrt ist, befinden sich andere Länder noch immer in einem Lockdown und überlegen, wie die Mitarbeiter wieder in das Büro zurückkehren können.

Während die Inanspruchnahme des Home Offices in den Unternehmen relativ schnell und universell gewesen sein mag, wird die Deeskalation wahrscheinlich gestaffelt und stufenweise erfolgen.

Abgesehen von den Ratschlägen der Regierung in den einzelnen Ländern sind weitere Faktoren, die das Risiko beeinflussen können, die Transportmittel, mit denen die Mitarbeiter das Büro erreichen, persönliche Umstände wie Kinder zu Hause und die Fähigkeit der Unternehmen, die soziale Distanzierung am Arbeitsplatz zu erleichtern.

Mitarbeitern, die anfälliger für das Virus sind oder mit anfälligen Familienmitgliedern zusammenleben, wird empfohlen, sich weiterhin zu isolieren, und je nach Risiko wird dies ihre Fähigkeit beeinträchtigen, alle Aufgaben vor Ort oder im Büro zu übernehmen. Im Idealfall würden Unternehmen die Umstände jedes einzelnen Mitarbeiters berücksichtigen, wenn sie entscheiden, wer zuerst in das Büro zurückkehren sollte. Unternehmen haben eine Fürsorgepflicht gegenüber allen Mitarbeitern.

Dienstreisen?

Internationale Geschäftsreisen werden wahrscheinlich über einen längeren Zeitraum kompliziert bleiben. Aus Angst vor der Einfuhr von Fällen werden wahrscheinlich weiterhin Reisebeschränkungen in verschiedenen Formen bestehen bleiben, die von verstärkten Vorsorgeuntersuchungen und Quarantäne bis hin zu Einreisebeschränkungen für Bürger aus Ländern reichen, in denen das Virus sich weiter verbreitet oder in denen es als unkontrolliert wahrgenommen wird.

Es wird auch erwartet, dass die Verfügbarkeit von Flügen begrenzt bleiben wird, da die Fluggesellschaften Mühe haben, soziale Distanzregeln an Bord beizubehalten und für genügend Passagiere zu sorgen, um die Flugstrecken rentabel zu machen.

Einige Sicherheitsanalysten vermuten, dass COVID-19 wahrscheinlich die Einreisebeschränkungen für Gesundheit und Hygiene an den Grenzen so umgestalten wird, in ähnlichen Dimensionen wie 9/11 die Vorkehrungen für die Sicherheit der Reisenden verändert hat. Ob dies der Fall sein wird, müssen wir uns überlegen, wie internationale Reisen in den kommenden Monaten durchgeführt werden, wobei wir der Planung und Genehmigung vor der Reise und dem medizinischen Management während der Reise größere Aufmerksamkeit widmen müssen.

Wachsamkeit beibehalten

Wenn die Abriegelung endet und die soziale Interaktion wieder aufgenommen wird, werden wir wahrscheinlich vermehrt Cluster von Verdachtsfällen und tatsächlichen Fällen erleben. Die Unternehmen müssen sich darauf vorbereiten, insbesondere darauf, wie sie die Arbeit vor Ort planen und auf gemeldete Krankheiten und potenzielle Kontakte reagieren.

Die Überlegung, wie und wo die Menschen interagieren, wird entscheidend sein. Dies ist besonders kritisch, wenn man bedenkt, dass das Virus voraussichtlich viele Monate bei uns bleiben wird und Selbstgefälligkeit und Müdigkeit mit den Vorsichtsmaßnahmen eine zunehmende Herausforderung darstellen werden.

Risikoansatz in der Zukunft

Die Unternehmen, die am besten reagiert haben, sind diejenigen, die eine umfassendere Sicht ihrer Risiken eingenommen, in Systeme investiert und – was am wichtigsten ist – sich im Rahmen ihres Sicherheits- und Risikomanagement-Ansatzes auf Agilität und Widerstandsfähigkeit konzentriert haben.

Einige Managementsysteme wie ISO 45001:2018 verlangen von Organisationen die Einführung und Aufrechterhaltung von Verfahren zur Ermittlung potenzieller Notfallszenarien, zur Reaktion auf Unfälle und Notfälle und zur Verhinderung und Minderung von Umweltauswirkungen und -risiken, die mit Unfällen und Notfällen verbunden sein können.

Wir haben direkt von Unternehmen, die nach der Norm ISO 22301 für Business Continuity Management zertifiziert wurden, gehört, dass sie sich so gut wie möglich auf jede Störung vorbereitet fühlten, die sie im Umgang mit der Pandemie in Bedrängnis gebracht hat.

Und es gibt andere Standards, die ein Element der Resillienz eingebaut haben, die den Unternehmen geholfen haben, sich sicher zu fühlen, dass sie über die richtigen Systeme und Prozesse verfügen, die ihnen den raschen Übergang zur Remote-Arbeit erleichtern.

Bei den in der Vergangenheit identifizierten Notfällen handelt es sich jedoch in der Regel um Vorfälle, die wir schon einmal erlebt haben, wie z.B. Brände, Verletzungen/Krankheiten, Verschüttungen und Leckagen, Rettung aus beengten Räumen, schlechtes Wetter wie Schnee, Wind, Überschwemmungen, Sicherheitsvorfälle sowie Gewalt und Aggression. Im Wesentlichen wurde der Schwerpunkt auf Vorfälle gelegt, die ihren Ursprung innerhalb der Organisation haben und mit ihrem Standort, der Art der Arbeit, Maschinen, Chemikalien oder benachbarten Risiken zusammenhängen.

Künftig müssen Organisationen auch andere unregelmäßige, anormale Vorfälle berücksichtigen, die sich außerhalb des Arbeitsplatzes ereignen, da die Häufigkeit und Intensität dieser Ereignisse zunimmt. Dies wird dazu beitragen, dass sie besser auf den Umgang mit solchen Fällen vorbereitet sind, wenn sie das nächste Mal auftreten.