Überblick
Die Lebensmittelsicherheit ist ein zentraler Bestandteil der globalen Lebensmittelindustrie. Nur wer entsprechende Normen erfüllen kann, wird auf diesem Markt eine Rolle spielen. Zweifelslos gehören die Standards der International Featured Standards (IFS), allen voran IFS Food in seiner aktuellen Version 7, zu den bedeutendsten. Sie bilden einen Rahmen, um den stetig wachsenden Anforderungen an die Sicherheit von Lebensmitteln und somit dem Verbraucherschutz gerecht zu werden.
Was ist eine IFS Food Zertifizierung?
Allgemein gesprochen ist eine Zertifizierung ein Prozess, an dessen Ende die Bestätigung der Einhaltung festgelegter Anforderungen steht. Im Bereich der Lebensmittelsicherheit gibt es verschiedene Standards, unter anderem IFS Food. Demzufolge wird durch eine Zertifizierung nach dem Lebensmittelstandard IFS Food bestätigt, dass ein Unternehmen die Anforderungen eben dieser Norm erfüllt.
Auf dieser Seite erklären wir Ihnen, welche Schritte Sie auf dem Weg zum IFS Food Zertifikat bewältigen und welchen zeitlichen Aufwand Sie dafür einplanen müssen.
Ziele von IFS Food
Ziel von IFS Food ist die Sicherstellung von sicheren, legalen und den Kundenanforderungen entsprechenden Lebensmitteln. Dabei stehen Prozesse und Verarbeitungsabläufe im Fokus, die gemäß der Absicht der Bereitstellung qualitativ hochwertiger Produkte ausgestaltet und wirkungsvoll umgesetzt werden müssen.
Konkret bedeutet dies:
- Schaffung von Transparenz und Vergleichbarkeit entlang der gesamten Lieferkette
- Sicherstellung von hoher Produktqualität und Vertrauenswürdigkeit gemäß der Kundenanforderungen
- Förderung der Implementierung wirksamer Prozesse und entsprechender Managementsysteme
Ablauf einer IFS Food Zertifizierung
Bild vergrößernWir unterteilen den gesamten Zertifizierungsprozess in drei Abschnitte:
- Vor dem IFS Food Assessment
- Durchführung des IFS Food Assessments
- Nach dem IFS Food Assessment
Anmerkung: Wir verwenden auf dieser Seite vorzugsweise den Begriff Assessment anstatt Audit. Die aktuelle IFS Food Version 7 definiert Assessment als Prozess, der sowohl die Bewertungsmethoden Audit als auch Inspektion umfasst, die im Zuge der IFS Food Zertifizierung beide eine Rolle spielen.
Vor dem IFS Food Assessment
Bevor Sie das eigentliche IFS Food Assessment durch eine akkreditierte Zertifizierungsstelle wie LRQA durchführen lassen, bedarf es der nachfolgenden Schritte.
Vorbereitung
Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete. Beschäftigen Sie sich also mit der aktuellen Version 7 des IFS Food Standards, studieren Sie die Anforderungen und richten Sie Ihr Unternehmen gemäß dieser aus. Einmal implementiert, können Sie die Wirksamkeit Ihres Systems für Lebensmittelsicherheit und -qualität anhand interner Audits auf die Probe stellen.
Freiwillig: Vor-Assessment
Sie sind sich nicht sicher, wo Sie stehen? Ihnen ist nicht klar, wo Ihr System hinsichtlich der IFS Food Anforderungen IFS Food Lücken aufweist? Mit einem Vor-Assessment finden Sie dies heraus.
Ein Vor-Assessment darf übrigens nicht durch denselben Auditor durchgeführt werden, der im weiteren Verlauf das eigentliche IFS Food Zertifizierungsassessment durchführt.
Zusammenarbeit mit LRQA
Sie sind zuversichtlich, dass Sie ein wirksames System gemäß IFS Food im Einsatz haben und möchten nun eine Zertifizierungsgesellschaft beauftragen? Wir stehen Ihnen zur Verfügung und freuen uns, wenn Sie sich für uns entscheiden.
Wir nehmen uns viel Zeit, lernen Sie und Ihr Unternehmen kennen und planen gemeinsam den Ablauf Ihrer IFS Food Zertifizierung. In Absprache legen wir den Zertifizierungsbereich fest, bestimmen die Dauer und wählen für das Assessment einen Termin, der die Prüfung des gesamten Zertifizierungsbereichs zulässt.
Durchführung des IFS Food Assessments
Nach der vorbereitenden Phase erfolgt das eigentliche IFS Food Assessment in mehreren Etappen.
Eröffnungsgespräch
Ein Gespräch zwischen Auditor und den involvierten Personen des zu zertifizierenden Unternehmens (im optimalen Falle auch die Geschäftsführung) bildet den Auftakt des IFS Food Assessments. In diesem stellt sich der IFS Auditor vor und gibt einen groben Überblick über den weiteren Verlauf. Das Eröffnungsgespräch ist zudem die die letzte Möglichkeit, noch Änderungen am Auditplan abzustimmen.
Evaluation bestehendes Systems
Im nächsten Schritt bewertet der Auditor Ihr vorhandenes Qualitäts- und Lebensmittelsicherheitssystem anhand diverser relevanter Dokumente, z.B. der HACCP-Pläne, der Dokumentation des Qualitätsmanagements oder der Unterlagen zur Gefahrenanalyse.
Vor-Ort-Evaluation
Als nächstes prüft der Auditor vor Ort sämtliche für die Zertifizierung bedeutenden Bereiche und Prozesse Ihres Unternehmens. Dies ist ein sehr intensiver Abschnitt der IFS Food Zertifizierung, in dem sich der Auditor ein klares Bild über wichtige Prozessparameter verschafft. Es wird die Umsetzung jeder Anforderung des Standards IFS Food geprüft und gemäß des offiziellen IFS Food Bewertungssystems beurteilt. Zur Informationsgewinnung finden Interviews mit dem Personal statt, ebenfalls wird das Management der kritischen Kontrollpunkte unter die Lupe genommen und sämtliche Erkenntnisse im Sinne eines Soll-Ist-Vergleichs der vorhandenen Dokumentation gegenübergestellt.
Schlussfolgerungen & Abschlussbesprechung
Die Erkenntnisse aus dem Assessment werden in einem abschließenden Gespräch thematisiert und diskutiert. Der Auditor stellt in diesem Gespräch die Ergebnisse des Assessment vor und bespricht etwaige Abweichungen und Nichtkonformitäten.
Nach dem IFS Food Assessment
Nach dem Assessment bedarf es noch weiterer Schritte, bevor wir die finale Entscheidung über die Ausstellung eines IFS Food Zertfikats treffen können.
Auditbericht & Maßnahmenplan
LRQA stellt Ihrem Unternehmen einige Tage nach der Vor-Ort-Evaluation einen Audit- bzw. Assessmentbericht zur Verfügung. Im Falle identifizierter Abweichungen, erhalten Sie von uns ebenfalls einen vorläufigen Maßnahmenplan, der die Korrektur dieser Nichtkonformitäten zum Ziel hat. Ihre Aufgabe ist es nun, diesen zu prüfen, für Sie geeignete Maßnahmen auszuwählen und weitere Informationen (z.B. Verantwortlichkeiten und Umsetzungsfristen) zu ergänzen. Im Anschluss senden Sie uns diesen wieder zurück.
Korrekturmaßnahmen
Die entsprechenden Korrekturmaßnahmen gilt es für Sie nun natürlich umzusetzen. Anschließend prüfen wir diese und berücksichtigen dies im endgültigen IFS Assessmentbericht. Fehlen entsprechende Nachweise oder sind diese unvollständig, so können wir kein Zertifikat ausstellen.
Technischer Review
Wir benennen einen Reviewer (entweder ein IFS Auditor oder ein reiner IFS Reviewer mit nachweislicher Qualifikation), der den Assessmentbericht prüft – ein sogenannter Technischer Review. Etwaige Unklarheiten oder Zweifel an den Ergebnissen werden direkt zwischen Auditor und Reviewer diskutiert. Nach Abschluss des technischen Reviews empfiehlt der Reviewer die Ausstellung eines IFS Food Zertifikats, oder eben nicht.
Ausstellung Zertifikat
Die finale Entscheidung, ob ein Zertifikat ausgestellt werden kann, obliegt letztendlich der Zertifizierungsstelle und basiert auf dem Technical Review. In diesen finalen Schritt sind eine oder mehrere Personen involviert, die jedoch am eigentlichen IFS Assessment nicht beteiligt waren.
Daten ins IFS-Auditportal hochladen
Nach Abschluss des Assessments und Zuteilung des Zertifikats stellen wir die Assessmentergebnisse (Details des Audits, Assessmentbericht, Maßnahmenplan und Zertifikat) ins IFS-Auditportal ein.
Dauer einer IFS Food Zertifizierung
International Featured Standard stellt für die Berechnung der Mindestdauer eines IFS Food Assessments (Erstassessment und Rezertifizierungsassessment) ein verbindliches Online-Werkzeug zur Verfügung, welches Sie hier auf der offiziellen IFS-Webseite finden können.
Dieses basiert auf den folgende Kriterien:
- Anzahl der Mitarbeiter im Unternehmen
- Product-Scopes (z.B. Rotes und weißes Fleisch, Geflügel und Fleischprodukte, Milchprodukte, Getränke etc.)
- Arten der vorhandenen Verarbeitungsprozesse (z.B. Sterilisation, thermische Pasteurisierung, Bestrahlung, Begasung, Kochen, Backen, Abfüllen, etc.)
Die grundsätzliche Mindestdauer eines IFS Food Assessments beträgt zwei Tage bzw. 16 Stunden.
Beachten Sie bitte, dass es sich um die Mindestdauer handelt. Die Festlegung der endgültigen Assessmentdauer liegt in unserer Verantwortung bzw. in der Verantwortung der Zertifizierungsstelle und kann durchaus länger sein, als die berechnete Zeitspanne. Zum Beispiel dann, wenn es sich um sehr komplexe Prozesse handelt oder die vielschichtige Struktur des zu zertifizierenden Unternehmens einen höheren Aufwand erfordert. Ebenfalls kann eine integrierte Auditierung (Kombination mehrerer Standards) zu einer längeren Dauer des IFS Food Assessments führen.
Sie sehen, die Frage nach der Dauer einer IFS Food Zertifizierung lässt sich nicht pauschal beantworten, sondern ist vielmehr von unterschiedlichen Faktoren abhängig.
Zusätzlich sei gesagt, dass die berechnete Mindestdauer auch nur das eigentliche Assessment einbezieht. Berücksichtigen Sie bitte, dass auch die Vorbereitung, Ihr Aufwand für die Implementierung eines wirksames Systems, ein Vor-Audit oder die Verfassung des IFS-Berichts und das Technical Review im Nachgang zeitlich aufwändig ist.
In einem gemeinsamen Gespräch besprechen wir gerne mit Ihnen den Ablauf und die Dauer Ihrer IFS Food Zertifizierung.
Arten von IFS Assessments
Es gibt verschiedene Arten von IFS Assessments, die abhängig vom aktuellen Zertifizierungsstatus des betrachteten Unternehmens sind. Nachfolgend stellen wir Ihnen diese vor.
IFS Erstassessment
Wie der Name vermuten lässt, findet das Erstassessment statt, wenn bisher noch kein IFS Food Zertifikat vorliegt und es sich um die initiale Beurteilung eines Produktionsstandortes handelt.
Wir sprechen ebenfalls von einem Erstassessment, wenn zuvor ein Rezertifizierungsassessment fehlgeschlagen ist und das Zertifikat aus diesem Grunde entzogen wurde.
Last but not least werden auch Assessments als Erstassessments bezeichnet, die nach einer Unterbrechung des Zertifizierungszyklus durchgeführt werden.
Grundsätzlich sei gesagt, dass es sich bei dieser Art um vollständige und gründliche IFS Assessments handelt, an dessen Ende im Optimalfall die Zuweisung eines entsprechenden Zertifikats steht.
IFS Rezertifizierungsassessment
War bereits ein Zertifikat vorhanden, die Gültigkeitsdauer jedoch bereits abgelaufen, so bedarf es für die Erneuerung der Zertifizierung einer erneuten Überprüfung. Es werden sämtliche IFS Food Anforderungen geprüft, ein besonderes Augenmerk liegt zusätzlich auf den in früheren Assessments festgestellten Abweichungen, sowie der Wirksamkeit der entsprechenden Korrekturmaßnahmen.
IFS Ergänzungsassessment (Follow-up Assessment)
Sollte es in einem Erst- bzw. Rezertifizierungsassessment zu einer sogenannten Major-Nichtkonformität (Hauptabweichung) gekommen sein, so bedarf es eines zusätzlichen Audits, in dem die Korrektur dieser großen Abweichung schwerpunktmäßig betrachtet wird. Dies erfolgt immer mittels einer Vor-Ort-Evaluation. Ist das Ergänzungsassessment nicht erfolgreich, so ist eine vollständige neue Auditierung notwendig, wohingegen bei Erfolg ein Zertifikat ausgestellt wird.
IFS Erweiterungsassessment
Zu guter letzt sei das sogenannte Erweiterungsassessment erwähnt. Dieses ist notwendig, wenn zwischen zwei Audits neue Prozesse oder Produkte eingeführt werden, die jedoch bisher nicht im Zertifizierungsbereich berücksichtigt wurden.
Zertifizierte Unternehmen sind verpflichtet, Entwicklungen dieser Art zu melden. Auf Basis einer Risikoanalyse entscheidet dann die Zertifizierungsstelle, ob und wann ein Erweiterungsassessment notwendig ist.