Auditor a fotbalový trenér, co mají společného?

Proč mohou být audity užitečné

"Zase ty nudné a zbytečné audity. Je to jen zbytečná práce." Je vám to povědomé? Pokud ano, je možná na čase se zeptat, zda tomu tak skutečně je a zda mohou být audity také užitečné a smysluplné. A pokud ano, jak by měly být audity plánovány a prováděny, aby se všichni zúčastnění těšili na další audit a aby se jejich přínos projevil i ve výsledcích společnosti?

Abychom pochopili, jaký přínos mohou mít "dobré" audity pro organizaci, musíme se na chvíli vrátit k významu systémů řízení. Systémy řízení jsou manažerským nástrojem pro řízení společností orientovaných na budoucnost, správnost právních předpisů a s vědomím rizik. To zahrnuje:

• Řízení očekávání zúčastněných stran
• Jasné a perspektivní strategické řízení
• Řízení příležitostí a rizik
• Zapojení zaměstnanců prostřednictvím odpovědného vedení
• Robustní a tržně orientované procesy
• Zajištění souladu s právními předpisy a minimalizace rizik odpovědnosti
• Být učící se organizací, která se "učí z chyb" a "rozvíjí se přizpůsobováním se změnám na trhu".

Systémy řízení však mají až příliš často image "byrokratických, dusných a inovaci bránících systémů". Pokud se pak audity zaměřují pouze na kontrolu "dodržování byrokracie", může to vést k ještě nižšímu přijetí systémů řízení. 

Fotbalový trenér a auditor

Jak se mohou organizace dostat z tohoto začarovaného kruhu? Jak mohou audity pomoci? Jaké předpoklady je třeba vytvořit?

Pokud chce fotbalový tým vyhrát turnaj, trenér si stanoví průběžné cíle, podívá se na silné a slabé stránky svého týmu a týmu soupeře, určí strategii a taktiku, určí možné sestavy pro zápas a trénink zaměří na vítězství v jednotlivých zápasech. Během přípravné fáze před turnajem a během jednotlivých zápasů se tým neustále "upravuje", aby dosáhl stanovených cílů (upravuje se taktika, mění se hráči atd.). Po skončení turnaje mohou novináři odpovídat na otázky: Jaké byly faktory úspěchu vítězství? Proč jsme tentokrát neuspěli?

Fotbaloví fanoušci zde mohou sledovat takzvaný cyklus PDCA (Plan, Do, Check, Act), který je v řeči systémů řízení základem každého strategického a operativního řízení:

• Plánuj: Určíme, čeho chceme dosáhnout a jak.
• Dělej: Děláme to, co chceme dělat.
• Kontroluj: Ověřujeme si, že jsme stále na "správné cestě" a že dosáhneme svých cílů.
• Jednej: Korigujeme, když se nám zdá, že nedosahujeme požadovaných výsledků a cílů. Využíváme svůj potenciál a dále se rozvíjíme.

Jsme zkrátka učící se organizace, která se přizpůsobuje potřebným změnám prostřednictvím reflexe a inovací, "řídí" rizika a vhodně využívá příležitostí.  

Systémy řízení využívají různé metody sebehodnocení a externího hodnocení/reflexe s ohledem na minulou, současnou a očekávanou budoucí situaci, např.

• Řízení procesu s výhledem do budoucna: Budeme schopni dodávat včas s danými parametry? Provedli jsme opatření podle plánu a dosáhneme svých cílů?
• Přezkoumání ze strany vedení: Dosáhli jsme svých cílů? Jak hodnotíme naši situaci s ohledem na očekávaný budoucí vývoj? Co si ponecháme? Co změníme?
• Zpětná vazba od zaměstnanců (např. návrhy na zlepšení), dalších zúčastněných stran (např. úřadů).
• Audity: interní, ze strany zákazníků, nezávislých třetích stran.

Audity jsou prostředkem reflexe a hodnocení.

Audit lze také využít k identifikaci příležitostí a rizik. Zde se hodnotí soulad a účinnost činností společnosti s požadavky systémů řízení. Audity tak poskytují odpovědi na otázky pro strategické a operativní řízení:

• Děláme věci podle plánu? (Shoda)
• Děláme věci správně a způsobem, který nám umožňuje nadále dosahovat našich cílů? (Efektivita)
• Jaká rizika hrozí společnosti, pokud včas nepřijmeme protiopatření? Jaké další možnosti můžeme využít? (Inovace).

Za předpokladu, že se audity provádějí v souladu s těmito podmínkami, je diskuse o smyslu auditů zbytečná. Vynaložený čas se vrátí tím, že budou přijata opatření k odstranění nedostatků ve vedení, procesech a systémech.

• Snižuje chyby a procesní náklady, zlepšuje strukturu nákladů a zvyšuje marže.
• Zvyšuje spokojenost zákazníků a dalších zúčastněných stran, a tím případně snižuje objem prodeje nebo náklady na získání nových zákazníků.
• Zvyšuje se spokojenost zaměstnanců (což může ušetřit náklady na frustraci a fluktuaci) a ve firmě se udržují cenné znalosti.
• Síla inovací vede k novým obchodním příležitostem.

Celkově lze říci, že audity mohou mít pozitivní dopad na rozvahu společnosti a být dobrou investicí. Jaké jsou však podmínky pro to, aby byl audit takto úspěšný?

Přemýšlení kolem

Při naší každodenní školicí a poradenské práci se setkáváme nejen s mnoha pozitivními příklady, ale také například s výroky o auditorských postupech, které nedávají smysl, například:

• Budou probíhat pouze kontroly dodržování předpisů: Děláme věci tak, jak byly navrženy? Není kladena otázka, zda JAK děláme věci, je stále vhodné (tj. efektivní).
• Provozní procesy jsou kontrolovány, procesy řízení jsou vynechány.
• Auditovaní mají pocit, že se účastní státní zkoušky, protože jsou auditováni jako osoby, nikoli jako systémy.
• Audity se zaměřují pouze na to, co nefunguje. To, co funguje dobře, se nehodnotí.
• Auditoři jsou považováni za "potížisty", kteří zabírají čas.
• Vedoucí pracovníci a zástupci mají za cíl zajistit, aby audity neidentifikovaly "anomálie" (skrývání nedostatků je odměňováno, odstraňování nedostatků nikoli).
• Audity se provádějí pouze proto, že jinak neexistuje certifikát ISO.
• Výsledky auditů se nevyužívají, tj. nedostatky se neřeší, příležitosti se nevyužívají.

Pokud to vztáhneme k cyklu PDCA, znamená to, že se zbavujeme možnosti kontroly a jednání. Je to proto, že tyto kontrolní podmínky nevedou k otevřené atmosféře, která je pro užitečné kontroly nezbytná.

Co kdyby...

• audity byly chápány jako společné systematické posuzování shody a účinnosti obchodních operací a kontroly s požadavky systémů řízení (tj. posuzujeme také, zda jsme dobře připraveni na budoucnost).
• auditor a auditovaný společně jako tým detektivů pátrajících po potenciálu ke zlepšení?
• bychom ocenili a oslavili každou odhalenou a odstraněnou slabinu, každý využitý potenciál a každé zmírněné riziko?

 Pak by audity...

• byly důležitým nástrojem pro učící se organizaci
• přispívaly k ekonomickému úspěchu organizace
• si posvítily na výkonnost zaměstnanců, manažerů a týmů.

Předpoklady a faktory úspěchu

Jaké jsou tedy příznivé předpoklady a faktory úspěchu "dobrých" auditů?

1. Zavedení zdravé kultury auditu
   • Dobré pochopení toho, k čemu mohou audity sloužit.
   • "Zdravá" kultura chyb v organizaci a touha dále se rozvíjet.
   • Vyškolení auditoři s profesionalitou, nadšením, empatií, komunikačními dovednostmi a schopností řešit konflikty.
   • Auditovaní, kteří jsou otevřeni dalšímu rozvoji organizace.
   • "Závazek" a účast vedení organizace.
     
     
2. Důkladné plánování v předstihu
   • Definování cílů, kritérií a rozsahu auditu s přihlédnutím k organizačním rizikům.
   • Plánování potřebných účastníků (auditorů, auditovaných osob) a dostatku času.

3.  Cílené provádění auditů

• • zjišťování a dokumentování důkazů o souladu a účinnosti řídicích a provozních procesů.
  • použití cyklu PDCA jako modelu auditu a jako nástroje pro rozvoj organizace. Důraz by například mohl být v auditu kladen na "Jednej", pokud je známo, že auditovaná oblast zde není dostatečně silná. (V ideálním případě je v rovnováze Plánuj, Dělej, Kontroluj, Jednej).
  • nebojte se neshod! Je to motor rozvoje a pomáhá včas rozpoznat rizika. Jasně formulujte a sdělujte "neshody". Identifikace a eliminace neshod je mocným nástrojem pro minimalizaci rizik odpovědnosti.
  • identifikace potenciálních a možných rizik.
  • rozpoznání pozitivního vývoje v auditované oblasti.
  • na konci auditu poskytnout zpětnou vazbu o zjištěných silných a slabých stránkách způsobem, který vyzve auditora a auditovaný subjekt k dalšímu setkání.
  • profesionální řízení kontroly auditorem.

4.  Důsledné sledování kontrol

• • vyhodnocení výsledků auditu, sdělení zúčastněným stranám a vyvození potřeby opatření.
  • v případě neshod: Analýza kořenové příčiny a zahájení nápravných opatření.
  • u potenciálních nedostatků: posouzení, zda a v jaké formě je lze využít.
  • vedení se zaměřuje na stav implementace a účinnost opatření vyplývajících z výsledků auditu.

Závěr:

Audity mohou být cenným přínosem pro úspěch společnosti. Pokud se audity zaměřují na hodnocení efektivity činností, které děláme, ve vztahu k dosahování cílů, poskytují cenné výsledky pro efektivitu a účinnost organizace. Posuzování shody s požadavky na systémy řízení a procesy a shody s právními požadavky zajišťuje, že očekávaných výsledků je dosaženo způsobem, který je v souladu s právními předpisy. Tímto způsobem se minimalizuje a úspěšně řídí odpovědnost a obchodní rizika. Důležitými předpoklady úspěchu auditů jsou vytvoření zdravé kultury auditu, angažovanost vedení, dobře vyškolení auditoři, řádné plánování a příprava auditu, profesionální vedení auditu a důsledné vyhodnocení a využití výsledků auditu.