Die EUFLR verpflichtet Unternehmen nicht dazu, bereits vor einer Untersuchung neue Due-Diligence-Systeme einzuführen. Unternehmen, die jedoch sowohl ihre Reaktionsfähigkeit als auch ihre auf Zwangsarbeit ausgerichtete Vorbereitung stärken, bevor eine Untersuchung eingeleitet wird, sind deutlich besser aufgestellt, um eine Eskalation zu vermeiden und ihre Glaubwürdigkeit gegenüber den zuständigen Behörden unter Beweis zu stellen. LRQA empfiehlt, in zwei Bereichen unmittelbar aktiv zu werden.
1. Reaktionsfähigkeit gezielt aufbauen
Reaktionsfähigkeit bedeutet, bereits vor einer möglichen Untersuchung über die erforderlichen Verantwortlichkeiten, Prozesse und Dokumentationssysteme zu verfügen, um schnell und glaubwürdig reagieren zu können. Dazu gehören:
- Benennung einer verantwortlichen Person auf Führungsebene sowie eines funktionsübergreifenden Teams für EUFLR-Untersuchungen.
- Definition einer klaren RACI-Matrix, die festlegt, wer gegenüber der zuständigen Behörde verantwortlich ist, wer die erforderlichen Unterlagen zusammenträgt und wer die interne und externe Kommunikation steuert.
- Einrichtung eines dokumentierten Ablaufs für die Vorprüfungsphase (30 Arbeitstage) und die formelle Untersuchung (30–60 Arbeitstage).
- Durchführung von Simulationen, um die Reaktionsfähigkeit anhand realistischer Szenarien zu testen.
- Sicherstellung, dass in allen Geschäftsbereichen und Lieferkettensystemen Prozesse für einen schnellen Zugriff auf relevante Nachweise vorhanden sind.
Ein klar definierter Reaktionsprozess bedeutet, eine konkrete, verantwortliche Person zu benennen, die weiß, wann und wie gehandelt werden muss, wen sie intern kontaktieren muss, um Produktinformationen zurückzuverfolgen, und wie die erforderlichen Unterlagen zusammengestellt und bei der zuständigen Behörde eingereicht werden. Diese Fähigkeit kann bereits jetzt aufgebaut werden – unabhängig von den noch ausstehenden Leitlinien.
2. Due Diligence gezielt auf Zwangsarbeitsrisiken ausrichten
Viele Unternehmen verfügen bereits über Systeme zur menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht (Human Rights Due Diligence, HRDD) oder zur verantwortungsvollen Beschaffung. LRQA stellt jedoch regelmäßig fest, dass diese Systeme darauf ausgelegt sind, Menschenrechtsrisiken allgemein zu adressieren, und nicht ausreichend darauf ausgerichtet sind, Zwangsarbeit gezielt zu erkennen, zu priorisieren und darauf zu reagieren.
Eine stärkere Ausrichtung der Due Diligence auf Zwangsarbeitsrisiken umfasst in der Praxis mehrere Aspekte. Die Risikoanalyse muss Indikatoren für Zwangsarbeit berücksichtigen und darf sich nicht nur auf allgemeine Arbeitsrechtsrisiken konzentrieren. Zudem ist eine Betrachtung auf Produktebene erforderlich: Welche Produkte in welchen Lieferketten weisen das höchste Zwangsarbeitsrisiko auf? Die Rückverfolgbarkeit der Lieferkette muss über direkte und nachgelagerte Zulieferer hinausgehen – insbesondere bei Hochrisiko-Rohstoffen und in Hochrisikoregionen. Darüber hinaus müssen Maßnahmen zur Risikominderung und Abhilfe speziell auf Fälle von Zwangsarbeit zugeschnitten sein und dürfen sich nicht nur auf allgemeine Nichtkonformitäten beziehen.
Die EU-Zwangsarbeitsverordnung stellt einen grundlegenden Wandel dar: Zwangsarbeit ist nun eine Frage des Marktzugangs und nicht mehr nur ein Thema der Berichterstattung oder Offenlegung. Jedes Unternehmen, das Produkte auf dem EU-Markt in Verkehr bringt oder bereitstellt oder Produkte aus der EU exportiert, fällt unabhängig von Größe, Branche oder Umsatz in den Anwendungsbereich.
Auf Grundlage der praktischen Erfahrung von LRQA mit Untersuchungen zu Zwangsarbeit, Audits und Abhilfemaßnahmen stehen Unternehmen vor einer realen und zeitkritischen Entscheidung. Auf die offiziellen Leitlinien zu warten, bevor Maßnahmen ergriffen werden, birgt Risiken: Der Aufbau der Systeme, Teams und Nachweisdokumentationen, die bei einer Untersuchung entscheidend sein werden, benötigt Zeit. Zudem ist davon auszugehen, dass die Durchsetzung ab dem zweiten Jahr der Anwendung weiter intensiviert wird.
Die Auseinandersetzung mit der EUFLR sollte niemals als isolierte Compliance-Maßnahme betrachtet werden. Sie erfordert die funktionsübergreifende Zusammenarbeit von Einkauf, Nachhaltigkeit, Compliance und Rechtsabteilung. Unternehmen sollten Synergien mit bestehenden Due-Diligence-Systemen und übergreifenden Corporate-Responsibility-Mechanismen nutzen, anstatt die EUFLR isoliert zu behandeln. Gleichzeitig geht es um mehr als die reine Einhaltung regulatorischer Vorgaben: Unternehmen, die sich mit der EUFLR auseinandersetzen, sind besser in der Lage, Risiken in der Lieferkette zu steuern, Störungen zu reduzieren und widerstandsfähigere Beschaffungsbeziehungen aufzubauen. Die Vorteile reichen damit weit über die regulatorische Compliance hinaus.
Zwangsarbeit ist weltweit nach wie vor verbreitet, und viele europäische Unternehmen könnten unwissentlich zu dieser Situation beitragen. Die Verordnung schafft sowohl die rechtliche Notwendigkeit als auch die praktische Gelegenheit, dieses Problem gezielt anzugehen.
Der resilienteste Ansatz basiert auf zwei Säulen: Reaktionsfähigkeit – also klar definierten Rollen, Zeitplänen und Prozessen, die es Unternehmen ermöglichen, schnell und glaubwürdig auf eine Untersuchung zu reagieren – und Vorbereitung – also einer gezielt auf Zwangsarbeitsrisiken ausgerichteten Due Diligence, belastbaren Nachweisdokumentationen und arbeitnehmerzentrierten Ansätzen, die einer behördlichen Prüfung standhalten können.
Unternehmen, die sich bereits jetzt proaktiv vorbereiten, werden besser aufgestellt sein, wenn die Durchsetzung an Intensität gewinnt und die Leitlinien wirksam werden. Gleichzeitig schaffen sie damit die Grundlage für verantwortungsvollere und resilientere Lieferketten.
