Do tej pory audyty wewnętrzne odbywały się głównie na miejscu w firmie, ale obecna sytuacja stawia przed firmami nowe wyzwania: wielu pracowników nadal pracuje z domu i wszędzie, gdzie to możliwe, unika się podróży służbowych. To, co początkowo wydawało się tymczasowym rozwiązaniem, trwa już od kilku miesięcy. Niektóre firmy wykorzystują pandemię jako okazję do gruntownego przemyślenia swoich metod pracy - a nawet audytów. Tak zwane audyty zdalne były dotychczas raczej wyjątkiem niż regułą. Jednak coraz więcej firm zadaje sobie pytanie, czy mogą - lub muszą - przeprowadzić audyty wewnętrzne zgodnie z planem.
To oczywiście rodzi całą serię dalszych pytań. Po pierwsze: jaka jest różnica między audytem „wirtualnym”, „zdalnym”, „lokalnym” i „zewnętrznym”? I czy zdalny audyt może zakończyć się sukcesem, nawet jeśli audytora nie ma na miejscu? Jakie są zagrożenia i szanse? Co należy wziąć pod uwagę, aby zapewnić niezmiennie dobrą jakość audytów wewnętrznych, nawet zdalnych?
Od pewnego czasu istnieją normatywne podstawy dla zdalnych audytów
Jeszcze na długo przed ograniczeniami nałożonymi przez COVID-19 istniała możliwość przeprowadzania zdalnych audytów. Odpowiednie definicje i podstawy można znaleźć w ISO 19011:2018, która jest normą zawierającą wytyczne do audytowania. W przypadku audytów przeprowadzanych przez niezależne strony trzecie (jednostki certyfikacyjne), wytyczne znajdują się również w dokumencie IAF MD 04: 2018. ISO 19011 ma największe znaczenie w odniesieniu do zdalnie przeprowadzanych audytów wewnętrznych, podczas gdy IAF MD04 dostarcza praktycznych wskazówek, które pomagają planować i przeprowadzać zdalne audyty wewnętrzne.
Czy czynniki udanych audytów wewnętrznych nadal mają zastosowanie, gdy są one przeprowadzane zdalnie?
Podczas szkolenia audytorów (wiodących) uczymy naszych uczestników, na czym w istocie polegają audyty wewnętrzne: a mianowicie na ocenie zgodności i skuteczności systemów zarządzania pod kątem zgodności z wymaganiami normatywnymi, prawnymi, specyficznymi dla klienta i innymi istotnymi stronami. Ponadto ukryte ryzyko i potencjalne szanse należy rozpoznać w odpowiednim czasie. W idealnym przypadku audytorowi udaje się stworzyć atmosferę audytu opartą na zaufaniu, która promuje audyt i kulturę doskonalenia. Takie podejście jest konieczne dla „organizacji uczących się”, czyli firm, które rozwijają się elastycznie w zależności od warunków zewnętrznych. Na naszych szkoleniach pokazujemy możliwości i metody, jak audytor może wdrożyć wszystkie ważne aspekty audytowania. Ale czy można je również przenieść je do audytu zdalnego?
Opierając się na naszym doświadczeniu ze zdalnymi audytami w LRQA i opiniach audytorów wewnętrznych po stronie klienta, możemy odpowiedzieć na to pytanie zdecydowanie twierdząco. Oczywiście istnieją ograniczenia - audyty zdalne mają swoje zalety i wady, ryzyka i szanse. Stosowanie narzędzi informatycznych wiąże się z pewnymi ograniczeniami w porównaniu z audytami na miejscu. Dotyczy to w szczególności komunikacji podczas audytu; nawet losowe próbki są trudniejsze przez spotkanie online. Jednak straty informacji można zminimalizować, na przykład poprzez dobre planowanie i przygotowanie przez audytorów i audytowanego. Bardzo pomocne może być również użycie kamerek lub aparatów w smartfonach podczas przejść po obszarze produkcji. Innowacyjną strategię pobierania próbek można wykorzystać do audytu dodatkowych lokalizacji, projektów lub wcześniej niedostępnych obszarów. W wariancie zdalnym kilku audytorów wewnętrznych może również wspólnie przeprowadzić audyt. Oczywiście, aby audyt prowadzić płynnie, potrzebne są odpowiednie formy koordynacji. Kolejną zaletą audytów zdalnych jest oszczędność kosztów podróży i czasu. Szczególnie w niektórych obszarach i procesach wariant zdalny może nawet zwiększyć akceptację. Audyty mogą być przeprowadzane częściej bez nadmiernego rozciągania budżetu czasowego.
Oczywiście my audytorzy nie różnimy się od reszty populacji. Szczególnie w dziedzinie technologii komunikacyjnych można się wiele nauczyć i udoskonalić. Mamy do czynienia z nieprzewidzianymi sytuacjami: jaki jest plan B, na przykład, jeśli połączenie zepsuje się w trakcie audytu? Jak zapobiegamy powstaniu echa podczas mówienia? Nasza wskazówka: przeprowadź kontrolę technologii przed faktycznym zdalnym audytem. Eliminuje to lęk przed kontaktem, buduje zaufanie i ogranicza ewentualne przerwy podczas audytu.
Wniosek
Doszliśmy do wniosku, że audyty wewnętrzne można przeprowadzać zdalnie i nie należy ich odkładać z powodu niejasnej sytuacji epidemiologicznej. Ewentualne wady i zagrożenia można łatwo ograniczyć dzięki odpowiedniemu planowaniu i przygotowaniu. Możliwe szanse i korzyści można zidentyfikować i wykorzystać do ulepszenia systemu audytu. Na przykład audyty wewnętrzne mogą być cennym instrumentem rozwoju systemów zarządzania nawet w czasach pandemii. W dłuższej perspektywie prawdopodobnie przeważy połączenie audytów na miejscu i zdalnych, więc wkrótce będziemy mogli korzystać z tego, co najkorzystniejsze w zależności od konkretnego audytu.