Zdalny audit: Odpowiedzi na Twoje pytania

Jeśli chcesz ograniczyć podróże, Twoje obiekty znajdują się w trudno dostępnych miejscach lub mają złożoną infrastrukturę, nasza usługa zdalnego auditu oferuje alternatywne rozwiązania wszędzie tam, gdzie jest to możliwe.

Jesteśmy w stanie dostarczyć Ci usługi auditu w prosty sposób za pośrednictwem telefonu, tableta lub komputera. Najważniejsze aspekty auditu pozostają bez zmian.
Ron Crooks, Assessment Manager w LRQA odpowiada na pytania i rozwiewa najczęściej zgłaszane obawy dotyczące zdalnego auditu.

Na czym polega zdalny audit

Czy zdarzyło się, aby jakaś firma po prostu nie kwalifikowała się do zdalnego auditu?

Nie, jak dotąd nie mieliśmy takiego przypadku, aczkolwiek niektóre programy certyfikacji zawierają ograniczenia uniemożliwiające zdalne przeprowadzenie procesu.
Każdy zdalny audit przeprowadzany przez LRQA jest inny a większość problemów można rozwiązać poprzez odpowiednie ich omówienie i podjęcie stosownych ustaleń z klientem.

Skąd będę wiedzieć, czy audit jest dla odpowiednim rozwiązaniem dla mojej firmy?

Każdy może się z nami skontaktować i porozmawiać o tym, czy zdalny audit spełnia wymogi jego organizacji. Można również poprosić o wersję testową zdalnego auditu, a
auditor będzie w stanie przygotować taki proces. Jeśli test spełni oczekiwania klienta, właściwy audit będziemy mogli przeprowadzić zdalnie.

Większość naszej dokumentacji nie jest zdygitalizowana. Czy mimo to będziemy mogli
przeprowadzić zdalny audit?

Zdalne audity mogą się sprawdzić również w systemach niecyfrowych. Do ich przeprowadzenia niezbędne jest tylko połączenie z Internetem. Taki proces będzie bardziej czasochłonny niż gdyby dane były dostępne w wersji cyfrowej, ale nadal jest to możliwe.

Czy na zdalnym audicie mogą skorzystać również małe firmy z jedną lokalizacją?

Zdalny audit można zastosować w firmach każdego typu i bez względu na ich wielkość. Opłacalność takiego rozwiązania należy ocenić indywidualnie w oparciu o konkretne
warunki danej organizacji.

Czy ma Pan jakieś wskazówki dla klientów, którzy chcieliby z powodzeniem zastosować
u siebie audit zdalny?

Jeśli czas na to pozwala, warto zamówić test. To pozwala wypróbować technologię,
zasięg własnej sieci i sprawdzić, czy w systemach firmy istnieją tzw. martwe punkty. Wszystko to można ująć w analizie ryzyka i szans w systemie zarządzania firmy.

Jeśli klientowi trafi się nowy auditor, to czy jest to dla jego firmy korzystne czy niekorzystne?

Moim zdaniem jest to sytuacja zdecydowanie korzystna. LRQA przywiązuje ogromną wagę do tego, aby wszyscy nasi auditorzy posiadali kompetencje do przeprowadzania auditów. Zawsze warto uzyskać jak najwięcej informacji na temat swojego auditora, ponieważ każdy jest inny i ma własne metody pracy. Wstępna rozmowa ze swoim auditorem pozwala uzyskać takie rozeznanie.

Czy audit zdalny trwa dłużej niż zwykły?

Nie. Zdalny audit nie trwa dłużej. Czas auditu pozostaje taki sam, ponieważ regulują go wymogi norm lub systemów.

Na czym polegają ograniczenia norm

Czy zdalny audit można zastosować dla wszystkich norm?

Stosowanie zdalnego auditu jest dozwolone według zasad IAF oraz w niektórych przypadkach przez właścicieli systemów, ale jest objęte kontrolą i nie zawsze jest możliwe. W sytuacji kryzysu krajowego lub międzynarodowego, właściciel systemu może zdecydować się na nieco dalej posunięte ustępstwa.

Na czym polega sam proces

W jaki sposób przeprowadziłby Pan rozmowę z operatorami maszyn?

Tu nie ma żadnych różnic względem auditu przeprowadzanego na miejscu – operator zawsze musi mieć możliwość bezpiecznego kontaktu z auditorem. Bezpieczeństwo przede wszystkim.

Czy stwierdzone niezgodności zostaną wskazane zdalnie przez auditora i zespół techniczny?

Praktyczna realizacja naszych usług pozostanie bez zmian. Główny auditor zapozna się z dostarczonymi przez klienta informacjami i odniesie się do wszelkich niezgodności stwierdzonych podczas auditu. W miarę możliwości przeprowadzamy ocenę zdalnie, ale niektóre niezgodności siłą rzeczy będą wymagały rozeznania na miejscu.

Czy po audicie zdalnym kolejny audit będzie musiał się odbyć na miejscu?

Naszym celem jest przeprowadzenie wszystkich procesów zdalnie, o ile tylko jest to możliwe. Jeśli natomiast określone działania techniczne nie będą mogły zostać objęte auditem zdalnym, na podstawie oceny ryzyka zdecydujemy, czy konieczna będzie wizyta na miejscu. Każdą taką decyzję omówimy z klientem i ustalimy wspólne działania w trakcie auditu zdalnego.

Rola technologii w audicie

Czy klient musi korzystać z systemu konferencyjnego LRQA?

Ustalając z klientem warunki przeprowadzenia zdalnego auditu w pierwszej kolejności zawsze rozważamy system klienta. To pozwala zachować poufność auditu a przy tym umożliwia pełniejsze przetestowanie systemu zarządzania. Jeśli jednak wybrana platforma okaże się nieskuteczna, LRQA dysponuje systemami, których można użyć w zastępstwie. Wszystkie one podlegają naszej polityce IT dotyczącej autoryzacji sprzętu, która zapewnia ochronę przeglądanych i udostępnianych danych, oraz wszelkich innych informacji.

Jaka jest preferowana platforma LRQA do przeprowadzania zdalnego auditu?

Mamy trzy opcje;
1. System klienta
2. Microsoft Teams
3. Aplikacja LRQA Remote, którą dostarczamy na użytek zdalnych auditów o wyższym poziomie złożoności

Jeśli w firmie działają dwa systemy komunikacji – jeden podłączony do Internetu a drugi nie, to w jaki sposób poradzicie sobie z tym problemem?

Dla nas nie stanowi to problemu. W takiej sytuacji przeprowadzamy audit hybrydowy. Oznacza to, że połowa auditu zostanie przeprowadzona zdalnie a druga połowa może się odbyć na miejscu.

Odpowiadając na obawy co do poufności

Jeśli klient przechowuje informacje poufne, których nie wolno ujawniać, to w jaki sposób LRQA uzyska potwierdzenie zgodności z normą?

To wyjątkowa sytuacja i dotyczy w równym stopniu auditów zdalnych co tych przeprowadzanych na miejscu. W przeszłości w takich wypadkach przede wszystkim rozmawialiśmy z klientem, ponieważ musimy wiedzieć, dlaczego dany dokument wrażliwy nie może być udostępniony do wglądu. Możemy spróbować dokonać oceny na podstawie innego dokumentu, ale jeśli dokument poufny jest istotny dla oceny systemu zarządzania, auditor będzie musiał uzyskać do niego dostęp.

Ochrona danych klienta podczas każdego auditu jest dla LRQA jednym z najwyższych priorytetów i obejmuje nie tylko same informacje, ale również sposób, w jaki je pozyskujemy i odnotowujemy w naszych raportach.

Jak na zdalny audit reaguje personel? Czy zgłaszano przypadki naruszenia prywatności?

Nie mieliśmy od klientów żadnych tego typu zgłoszeń poza ogólnymi obawami na temat zdalnego auditu. Jeśli na terenie obiektu istnieją strefy zastrzeżone, musimy wiedzieć, w jakim celu zostały stworzone. Planując zdalny audit uwzględnimy te ograniczenia i przy współpracy z klientem będziemy w stanie dostarczyć rozwiązanie najskuteczniejsze w danej sytuacji.

Przyszłość zdalnych auditów

Zdalny audit to nowa koncepcja, czy zatem LRQA zamierza w przyszłości opracować nowy standard do oceny skuteczności takiego auditu?

To niezupełnie prawda. Zasady IAF od wielu lat pozwalają na zdalne przeprowadzanie auditów. Po prostu niedawno ta metoda zyskała szersze zastosowanie. Na tym etapie nie ma planów opracowywania nowych standardów specjalnie dla auditów zdalnych.

Nadal będziemy monitorować skuteczność zdalnego auditu, aby zapewniać naszym klientom największe korzyści i na bieżąco będziemy wprowadzać konieczne zmiany w oparciu o doświadczenie i informację zwrotną. Ostatecznie każda firma musi samodzielnie zdecydować, czy zdalny audit jest dla niej odpowiednim rozwiązaniem w oparciu o analizę ryzyka i szans. Aby wspierać naszych klientów w tym okresie przejściowym, LRQA opracowuje ogólnodostępny kurs szkoleniowy, który pomoże auditorom wewnętrznym nabrać większej pewności i poszerzyć swoje kompetencje.

Czy to znaczy, że zdalny audit jest rozwiązaniem na dłużej a nie tylko na czas trwającej pandemii?

Tak. Zdalny audit jest procesem trwałym i ogólnie przyjętym. Pandemia COVID-19 jedynie wysunęła to rozwiązanie na pierwszy plan. W przyszłości, to właśnie zdalny audit stanie się standardową procedurą tam, gdzie to będzie możliwe. Poza wysoką skutecznością, zdalny audit oferuje szereg innych ważnych korzyści. Jest to na przykład rozwiązanie bardziej przyjazne środowisku, ponieważ ogranicza podróże lub całkowicie je eliminuje, a ograniczenie podróży dodatkowo pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo naszych klientów i auditorów.

O AUTORZE

Ron Crooks, nasz głos w sprawie zdalnego auditu. Ron dołączył do zespołu LRQA we wrześniu 2014 roku jako auditor standardów ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001, TS 29001 i ISO 45001 w sektorze Ropy i Gazu. Od tamtej pory opracował lub pomógł w opracowaniu technik zdalnego auditu za pośrednictwem wielorakich narzędzi i aplikacji informatycznych. Ron po raz pierwszy zastosował LRQA Remote do auditu ISO w sierpniu 2019 (między Wielką Brytanią a Nigerią). We wrześniu 2019 objął stanowisko Assessment Managera w Szkocji i Północno-Wschodniej Anglii, gdzie wspiera zespół 24 audytorów LRQA w szerszym zastosowaniu audytów zdalnych. Od września 2019 do chwili obecnej Ron wspiera opracowanie nowego procesu LRQA Remote Assessment.
Ron Crooks, Assessment Manager LRQA.

Skontaktuj się z nami