Überblick
Die Anforderungen in der Lebensmittelindustrie an Sicherheit und Qualität der Produkte sind berechtigterweise streng. Zugang zu Märkten erhält nur, wer diese im Sinne des Gesetzgebers und der Konsumenten nachweislich erfüllt. Dafür sind festgelegte Standards und vor allem auch Transparenz notwendig.
Seit knapp 25 Jahren gehört der Standard BRCGS Food Safety zu den global bedeutendsten Normen. Wir bei LRQA zertifizieren nach diesem Standard und stellen entsprechende Zertifikate aus, mit dem Unternehmen die Konformität mit dem BRC Global Standard für Lebensmittelsicherheit belegen können.
Der Ablauf des Zertifizierungsprozesses erklären wir Ihnen auf dieser Seite.
Was ist eine BRCGS Food Zertifizierung?
Eine Zertifizierung ist ein Prozess, an dessen Ende die Bestätigung der Einhaltung festgelegter Anforderungen steht. Demzufolge wird durch eine Zertifizierung nach dem Lebensmittelstandard BRCGS Food Safety bestätigt, dass ein Unternehmen die Anforderungen eben dieser Norm erfüllt.
Ablauf einer BRCGS Food Safety Zertifizierung
Auditvorbereitung
Bevor unsere LRQA-Auditoren Ihren Standort unter die Lupe nehmen, bedarf es im Vorfeld einiger Schritte, die erfolgen müssen.
Vorbereitung
Für Sie und Ihr Unternehmen geht es im Vorfeld einer Zertifizierung vor allem darum, den BRC Global Standard Food Safety zu verstehen, zu implementieren und umzusetzen. Beschäftigen Sie sich also mit der aktuellen Version des Standards, studieren Sie die Anforderungen und richten Sie Ihr Unternehmen gemäß dieser aus.
Zusammenarbeit mit LRQA und Initiale Planung
Sie haben ein wirksames System zur Förderung der Lebensmittelsicherheit und –qualität gemäß BRCGS Food Safety implementiert? Dann erfolgt im nächsten Schritte die Beauftragung der Zertifizierungsstelle Ihrer Wahl. Sollten Sie sich für LRQA entscheiden, freuen wir uns natürlich sehr darüber, Sie als unseren Kunden begrüßen zu dürfen.
Wir nehmen uns viel Zeit, lernen Sie und Ihr Unternehmen kennen und planen gemeinsam den Ablauf des Zertifizierungsprozesses.
Optional: Vor-Audit
Falls Sie sich bezüglich der Wirksamkeit Ihres BRCGS Food Safety Systems nicht sicher sind, Sie Lücken vermuten, dann bietet sich ein sogenanntes Vor-Audit an. Mit diesem identifizieren Sie Schwachstellen vorab und wappnen sich für das eigentliche Zertifizierungsaudit.
Zertifizierungsaudit
Nach der vorbereitenden Phase geht es mit dem Zertifizierungsaudit ans Eingemachte. In diesem nimmt unser Auditor Ihr System unter die Lupe und prüft es auf Erfüllung der Anforderungen des BRCGS Food Safety.
Das Audit lässt sich in zwei Schritte aufteilen. Der erste Schritt sieht die Prüfung diverser Dokumente (z.B. Lebensmittelsicherheitsplan/HACCP-Plan, Organigramm, dokumentierte Verfahrensanweisungen etc.) vor. Diese müssen Sie Ihrem Auditor im Vorfeld zukommen lassen.
In Teil 2 des Zertifizierungsaudits erfolgt die Prüfung vor Ort. In diesem werden die Prozesse begutachtet und die praktische Umsetzung der in Teil 1 zur Verfügung gestellten Informationen nachvollzogen. Mitarbeiter werden befragt, Standorte und Arbeitsplätze werden betrachtet, ebenso wird Einsicht in Dokumente und Prozesse genommen. Wichtig ist, dass zum Zeitpunkt des Audits vor Ort sämtliche im Scope bzw. Geltungsbereich definierten Prozesse durchgeführt werden und nicht ausgesetzt werden.
Den Schlusspunkt der Begutachtung vor Ort bildet das Abschlussgespräch. In diesem diskutiert der Auditor mit Ihnen die Erkenntnisse aus dem Audit und gibt eine erste Einschätzung ob des möglichen Ergebnisses ab. Diese ist nicht endgültig.
Nach dem Audit
Nach dem BRCGS Food Safety Zertifizierungsaudit folgen noch weitere Schritte, bevor wir die finale Entscheidung über die Ausstellung eines BRCGS Food Safety Zertfikats treffen können.
Auditbericht
LRQA stellt Ihrem Unternehmen einige Tage nach der Vor-Ort-Evaluation einen Auditbereicht zur Verfügung.
Was tun bei Abweichungen?
Im Falle identifizierter Abweichungen, erhalten Sie von uns mit dem Auditbericht einen vorläufigen Maßnahmenplan, der auf die Beseitigung der Nichtkonformitäten abzielt. Ihre Aufgabe ist es nun, diesen zu prüfen, für Sie geeignete Maßnahmen auszuwählen und weitere Informationen (z.B. Verantwortlichkeiten und Umsetzungsfristen) zu ergänzen. Im Anschluss senden Sie uns diesen wieder zurück.
Die entsprechenden Korrekturmaßnahmen gilt es für Sie nun natürlich umzusetzen. Anschließend prüfen wir diese und berücksichtigen sie im weiteren Verlauf. Fehlen entsprechende Nachweise oder sind diese unvollständig, so können wir kein Zertifikat ausstellen.
Technischer Review
Das sogenannte „Technical Review“ beinhaltet die Prüfung des Auditberichts durch eine dritte Person (Reviewer). Sollte es Unklarheiten und entsprechende Nachfragen geben, so werden diese direkt zwischen Reviewer und Auditor diskutiert. Nach Abschluss des technischen Reviews empfiehlt der Reviewer die Ausstellung eines BRCGS Food Safety Zertifikats, oder eben nicht.
Ausstellung Zertifikat
Die finale Entscheidung, ob ein Zertifikat ausgestellt werden kann, obliegt letztendlich uns und basiert auf dem Technical Review.
Dauer einer BRCGS Food Zertifizierung
Die Frage nach der Dauer einer BRCGS Food Safety Zertifizierung lässt sich nicht pauschal beantworten. Jedoch gibt es verschiedene Kriterien, anhand welcher sich der zeitliche Aufwand ermitteln lässt.
- Anzahl der Mitarbeiter
- Größe des Standortes
- Anzahl der vorhandenen HACCP- bzw. Lebensmittelsicherheitspläne
Ebenfalls haben die folgenden Faktoren Einfluss auf die Dauer, wenn auch in geringerem Ausmaß:
- Prozesskomplexität & Prozessintensität
- Anzahl von Produktlinien
- Auswirkungen des Standorts auf den Materialfluss
- Kommunikation mit den Mitarbeitern
- Anzahl Abweichungen
- Unvorhergesehene Schwierigkeiten, die eine Verzögerung bedeuten
- Qualität der Auditvorbereitung
BRCGS stellt weitere Informationen in Form eines Auditzeit-Kalkulators zur Verfügung. Dieser berücksichtigt die drei zuvor genannten Kernfaktoren, die Einfluss auf die Dauer haben. Folgende Auditdauern werden in Abhängigkeit von Mitarbeiteranzahl, Standortgröße und Anzahl der HACCP-Pläne angegeben:
Bei einem Audittag von 8 Stunden beträgt die grundsätzliche Mindestdauer eines BRCGS Food Audits folglich zwei Tage.
Falls mehr als 3 HACCP-Pläne vorhanden sind, erhöht sich auch die Auditdauer:
- Bei 4-6 Plänen erhöht sich die Dauer um 4 Stunden
- Ab einer Anzahl von 7 Plänen fallen zusätzlich 7 Stunden an
Beachten Sie bitte, dass es sich um die Mindestdauer handelt. Die Festlegung der endgültigen Dauer liegt in d erVerantwortung des Zertifizierers und kann durchaus länger sein. Vor allem dann, wenn die eingangs erwähnten zusätzlichen Faktoren wie Komplexität, Kommunikation, Abweichungen etc. Einfluss nehmen.
Zusätzlich sei gesagt, dass die dargestellten Zeiten auch nur das eigentliche Audit miteinbeziehen. Berücksichtigen Sie bitte, dass auch die Vorbereitung, Ihr Aufwand für die Implementierung eines wirksames Systems, ein Vor-Audit oder die Verfassung des BRCGS-Berichts und das Technical Review im Nachgang zeitlich aufwändig sind.
In einem gemeinsamen Gespräch besprechen wir gerne mit Ihnen den Ablauf und die Dauer Ihrer BRCGS Food Safety Zertifizierung.
Arten von Audits
Im Zuge eines BRCGS Zertifizierungszyklus gibt es verschiedene Arten von Audits, die wir Ihnen an dieser Stelle erläutern möchten.
Rezertifizierungsaudit
Wie der Name vermuten lässt, findet das Erstassessment statt, wenn bisher noch kein IFS Food Zertifikat vorliegt und es sich um die initiale Beurteilung eines Produktionsstandortes handelt.
Wir sprechen ebenfalls von einem Erstassessment, wenn zuvor ein Rezertifizierungsassessment fehlgeschlagen ist und das Zertifikat aus diesem Grunde entzogen wurde.
Last but not least werden auch Assessments als Erstassessments bezeichnet, die nach einer Unterbrechung des Zertifizierungszyklus durchgeführt werden.
Grundsätzlich sei gesagt, dass es sich bei dieser Art um vollständige und gründliche IFS Assessments handelt, an dessen Ende im Optimalfall die Zuweisung eines entsprechenden Zertifikats steht.
IFS Rezertifizierungsassessment
Ein BRCGS Food Zertifikat hat eine Gültigkeitsdauer von maximal einem Jahr. Das Ablaufdatum berechnet sich dabei nicht auf Basis des Tages der Zertifikatsausstellung, sondern ab dem Tag des Erstaudits plus 6 Wochen. Das bedeutet, dass das Rezertifizierungsaudit spätestens zu diesem Datum erfolgt sein muss, um eine lückenlose Gültigkeit der Zertifizierung zu gewährleisten. Wie bei einem Erstaudit auch, werden im Rezertifizierungsaudit die Anforderungen des BRCGS-Standards komplett auditiert. Zusätzlich werden die vereinbarten Korrekturmaßnahmen aus den letzten Audits begutachtet.
Erweiterungsaudit
Sollten zwischen zwei (Re-)Zertifizierungsaudits neue Prozesse oder Produkte eingeführt werden, die sich vom bisherigen Zertifizierungsbereich unterschieden, so bedarf es einer umgehenden Meldung an die Zertifizierungsstelle. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn ein Unternehmen bisher ausgelagerte Prozesse in den internen Ablauf integriert. Eine solche Entwicklung hat ein Erweiterungsaudit zur Folge, in dem der zusätzliche Anwendungsbereich überprüft wird. Ebenfalls kann die Produktion von saisonalen Produkten ein Anlass für ein Erweiterungsaudit sein. Für den Fall, dass diese während dem eigentlichen Zertifizierungsaudit nicht begutachtet werden konnten, so wird dies in einem Erweiterungsaudit nachgeholt.
Unangekündigte Audits
Der BRC Global Standard für Lebensmittelsicherheit sieht die Durchführung unangekündigter Audits vor. Ein solches muss innerhalb von 3 Jahren durchgeführt werden. Sowohl Erstaudits als auch Rezertifizierungsaudits können hierfür in Frage kommen. Bei einem Audit dieser Art kennt das zu zertifizierende Unternehmen den genauen Audittermin nicht, erfährt jedoch bei der Zertifikatserteilung durch die Zertifizierungsstelle, ob das kommende Audit angekündigt oder unangekündigt stattfinden wird.
Das unangekündigte Audit erfolgt frühestens 4 Monate vor Ablaufdatum des Zertifikats. Innerhalb dieses Zeitraums können Unternehmen maximal 10 Tage sperren. Das bedeutet, dass das unangekündigte Audit an diesen Tagen nicht durchgeführt werden kann. Berechtigte Gründe hierfür müssen der Zertifizierungsstelle mitgeteilt werden.
BRCGS Grading System
Das BRCGS Grading System ist eine Methode, die zertifizierte Unternehmen auf Basis der Anzahl der Abweichungen (Nicht-Konformitäten) vom BRCGS Food Safety Standard mittels einer Notenskala bewertet.
Arten von Abweichungen
Die BRC Global Standards unterscheiden Nicht-Konformitäten in drei Kategorien:
- Minor à Geringfügige Abweichung von den Anforderungen, die keine schwerwiegenden Auswirkungen auf Qualität und Sicherheit der Lebensmittel hat
- Major à Wesentliche Abweichung, die erhebliche Zweifel an der Konformität des Produktes bzw. der Lebensmittel zur Folge hat
- Critical à Kritische Abweichung und direktes Problem für die Lebensmittelsicherheit bzw. Rechtskonformität
Notenskala
Die Notenskala beinhaltet verschiedene Stufen, die von höchster Konformität (AA bzw. AA+ bei unangekündigten Audits) bis hin zu Uncertified (nicht zertifiziert) reichen. Das nachfolgende Schaubild verdeutlicht die Abstufungen:
