Αρχική επιθεώρηση: προκλήσεις στη διαχείριση των συστημάτωνν
Πριν από λίγο καιρό, επισκέφθηκα μία μεσαίου μεγέθους κατασκευαστική εταιρεία για μία επιθεώρηση ISO 9001.Δεν άργησε να φανεί ότι δυσκολεύονταν να ελέγξουν αποτελεσματικά τις διαδικασίες τους. Η τεκμηρίωση ήταν ελλιπής, οι εσωτερικοί έλεγχοι πραγματοποιούνταν περισσότερο ως υποχρέωση και την τελευταία στιγμή, ενώ οι εργαζόμενοι λειτουργούσαν με μια νοοτροπία "στεγανών". Υπήρχε σίγουρα δέσμευση, αλλά έλειπε η δομή.Στο τέλος του ελέγχου, είχα μια ανοιχτή συζήτηση με τη διοίκηση. Τόνισα ότι ένα σύστημα διαχείρισης στέκεται ή καταρρέει λόγω της δομής, τόνισα την προσέγγιση βάσει διαδικασιών και τη δέσμευση. Η εκπαίδευση δεν είναι απλώς ένα πρόσθετο στοιχείο, αλλά ένα θεμελιώδες δομικό στοιχείο. Αυτό καταγράφηκε, αλλά φυσικά δεν ήξερα τι θα το έκαναν τελικά.
Δεύτερη επιθεώρηση: μια εντελώς διαφορετική εικόνα
Έναν χρόνο αργότερα, επέστρεψα για την επαναπιστοποίηση. Η εικόνα ήταν εντελώς διαφορετική.Τα έγγραφα ήταν καλά οργανωμένα, οι διαδικασίες καλύτερα ευθυγραμμισμένες και κατά τη διάρκεια της επιτόπιας επίσκεψης μίλησα με εργαζόμενους που έδειχναν σαφώς λιγότερο επηρεασμένοι από τη νοοτροπία της απομόνωσης.Οι αναφορές των εσωτερικών επιθεωρήσεων είχαν αναλυθεί σε βάθος και τα μέτρα βελτίωσης είχαν εφαρμοστεί με συνέπεια.Στο τέλος της πρώτης ημέρας, δεν κρατήθηκα και ρώτησα: «Τι συνέβη εδώ;»
«Τι συνέβη εδώ;»
Ο υπεύθυνος ποιότητας χαμογέλασε.«Θυμάστε τι είχαμε συζητήσει πέρυσι; Ότι η γνώση και η εκπαίδευση είναι το θεμέλιο; Το πήραμε πολύ σοβαρά. Ξεκινήσαμε στοχευμένη εκπαίδευση σε όλα τα επίπεδα, όχι μόνο για το πρότυπο, αλλά για ολόκληρο το σύστημα και τον ρόλο του καθενός μέσα σε αυτό. Αυτό οδήγησε σε πολλές βελτιώσεις».Μου είπε ότι δεν επρόκειτο για ένα έργο με μεγάλο προϋπολογισμό. Ξεκίνησαν σε μικρή κλίμακα, με προσαρμοσμένες, διαδραστικές συνεδρίες, πρακτικές εξηγήσεις και καθοδήγηση με έμφαση στην πράξη.Αλλά το αποτέλεσμα ήταν σημαντικό.Και τα οφέλη που διαπίστωσαν; Ήταν πρόθυμοι να τα μοιραστούν.
- Η δέσμευση των εργαζομένων στο εργασιακό περιβάλλον αυξήθηκε ορατά
«Οι άνθρωποί μας τώρα καταλαβαίνουν γιατί κάνουν τα πράγματα, όχι μόνο τι πρέπει να κάνουν», είπε ο υπεύθυνος παραγωγής. Κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης, το είδα αυτό να αντανακλάται: οι ίδιοι οι εργαζόμενοι υποδείκνυαν πού έβλεπαν βελτιώσεις, εξηγούσαν πώς αποφεύγονταν οι αποκλίσεις και αναφέρονταν στις σωστές διαδικασίες. Παλαιότερα, οι άνθρωποι κυρίως περίμεναν να δουν τι θα συμβεί. Τώρα ένιωθαν σαν μια κοινή ευθύνη. Λιγότερες μονάδες που λειτουργούν απομονωμένα.
- «Μικρότερη εξάρτηση από έναν μόνο ειδικό»
Ο υπεύθυνος ποιότητας το περιέγραψε με ακρίβεια: «Ήμουν εγώ το σύστημα. Τώρα είμαστε όλοι μέρος του.» Παλαιότερα, όλα περιστρέφονταν γύρω από αυτόν. Όταν προέκυπταν ερωτήσεις ή αποκλίσεις, όλοι απευθύνονταν σε εκείνον. Χάρη στην εκπαίδευση, οι αρχηγοί ομάδων και οι εργαζόμενοι γνώριζαν πλέον πώς λειτουργούσε το σύστημα, ποιος ήταν ο ρόλος τους και πώς να ενεργούν. Το παρατήρησα αμέσως κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης: η εμπλοκή οδήγησε σε μεγαλύτερη αίσθηση ευθύνης και αμοιβαία σύνδεση. Έλαβα σαφείς, συνεπείς απαντήσεις χωρίς να χρειάζεται όλα να εξηγούνται από ένα άτομο.
- Τα μέτρα βελτίωσης υλοποιήθηκαν ταχύτερα και πιο έξυπνα.
Ο υπεύθυνος συντήρησης έδωσε ένα παράδειγμα: «Πριν από λίγους μήνες, εντοπίσαμε μια απόκλιση στη διαδικασία βαθμονόμησής μας. Στο παρελθόν, αυτό θα είχε γίνει μια συζήτηση στα χαρτιά. Τώρα γνωρίζαμε πολύ καλύτερα πώς να διερευνήσουμε, να καταγράψουμε και να επιλύσουμε το πρόβλημα.» Μου έδειξε πώς δούλευαν με την ανάλυση των βασικών αιτιών και πώς το μέτρο βελτίωσης οδήγησε σε προσαρμογή του προγράμματος προληπτικής συντήρησής τους. Ο χρόνος μεταξύ εντοπισμού και επίλυσης μειώθηκε στο μισό. Όχι επειδή δούλεψαν πιο σκληρά, αλλά επειδή ήξεραν καλύτερα πώς να δουλεύουν.
Σκέψεις ως επιθεωρητής
Ως επιθεωρητής, συχνά βλέπεις τεχνικές βελτιώσεις — νέα συστήματα, τροποποιημένες διαδικασίες, διαφορετικά εργαλεία. Αλλά αυτό που είδα εδώ ήταν θεμελιωδώς διαφορετικό. Δεν επρόκειτο για τεχνολογία, αλλά για ανθρώπους. Η αλλαγή ξεκίνησε με την επίγνωση ότι η γνώση και η κατανόηση είναι απαραίτητες. Η εκπαίδευση έδωσε σε αυτήν την εταιρείατα μέσα να αγκαλιάσει πραγματικά το σύστημά της. Ήταν υπέροχο να βλέπεις ότι ένα μόνο σχόλιο μπορούσε να γίνει ο καταλύτης για μια τέτοια εξέλιξη. Αλλά η πραγματική δουλειά έγινε από την ίδια την ομάδα – με πεποίθηση, δέσμευση και στοχευμένη οικοδόμηση γνώσης.
Κάντε τη γνώση την κινητήρια δύναμη πίσω από το σύστημα διαχείρισής σας
Η εκπαίδευση δεν είναι ένα δευτερεύον ζήτημα μέσα σε έναν οργανισμό – είναι προϋπόθεση για την επιτυχία. Στην LRQA, προσφέρουμε εκπαιδευτικά προγράμματα που αντανακλούν την πραγματικότητα του οργανισμού σας. Από βασικές γνώσεις ISO έως μαθήματα εσωτερικών επιθεωρητών, εργαστήρια ηγεσίας και ανάπτυξης ομάδων, καθώς και προγράμματα οργανωσιακής κουλτούρας, τα σεμινάριά μας είναι πρακτικά, εφαρμόσιμα και καθοδηγούνται από έμπειρους ειδικούς.
Ενημερωθείτε για τα εκπαιδευτικά μας σεμινάρια Επικοινωνήστε μαζί μας