Tot nu toe vonden de interne audits vooral op locatie in bedrijven plaats, maar de huidige situatie stelt de bedrijven voor nieuwe uitdagingen: Veel medewerkers werken nog steeds vanuit huis en zakenreizen worden zoveel mogelijk vermeden. Wat aanvankelijk een tijdelijke oplossing leek, is nu al enkele maanden het 'nieuwe normaal'. Sommige bedrijven gebruiken de pandemie als een kans om hun werkmethoden - en zelfs hun audits - fundamenteel te heroverwegen. Zogenaamde audits op afstand zijn tot nu toe eerder uitzondering dan regel geweest. Maar steeds meer bedrijven vragen zich nu af of ze hun interne audits wel volgens plan kunnen - of moeten - uitvoeren.
Dit roept natuurlijk nog een hele reeks vragen op. Allereerst: Wat is het verschil tussen "virtueel", "op afstand", "on-site" en "off-site"? En kan een audit op afstand ook succesvol zijn als de auditor niet op locatie aanwezig is? Wat zijn de risico's en kansen? Waarmee moet rekening worden gehouden om een constante goede kwaliteit van de interne audits te garanderen, zelfs op afstand?
Normatieve fundamenten voor remote audits zijn al geruime tijd aanwezig.
De mogeljikheid om audits op afstand uit te laten voeren bestaat al lang voor de beperkingen door COVID-19. Corresponderende definities en basisprincipes zijn bijvoorbeeld te vinden in ISO 19011:2018, voor audits door onafhankelijke derden (3rd Party Audits). Het IAF Mandatory Document MD 04:2018. ISO 19011 heeft de grootste relevantie met betrekking tot interne audits op afstand, terwijl IAF MD04 alleen praktische richtlijnen geeft voor het plannen en uitvoeren van interne audits op afstand.
Zijn de succesfactoren van interne audits ook van toepassing als ze op afstand worden uitgevoerd?
Tijdens de training van (lead) auditoren leren we onze deelnemers waar het bij interne audits in essentie om gaat: namelijk het beoordelen van de conformiteit en effectiviteit van managementsystemen met betrekking tot de naleving van normatieve, wettelijke, klantspecifieke en andere relevante eisen. Bovendien moeten latente risico's en mogelijkheden tijdig worden herkend. Idealiter slaagt de auditor erin om een vertrouwensklimaat te creëren dat een audit- en foutencultuur (leven van fouten) bevordert. Voor "lerende organisaties", d.w.z. bedrijven die zich flexibel ontwikkelen volgens externe omstandigheden, is dit een 'must'. In onze trainingen laten we mogelijkheden en methoden zien hoe een auditor deze belangrijke aspecten kan implementeren. Maar kunnen deze ook worden overgenomen naar audits op afstand?
Op basis van onze ervaring tot nu toe met audits op afstand en de feedback van interne auditoren aan de kant van de klant, kunnen we deze vraag met een volmondig 'ja' beantwoorden. Natuurlijk zijn er grenzen - audits op afstand bieden voordelen en nadelen, risico's en mogelijkheden. Het gebruik van IT-hulpmiddelen gaat gepaard met bepaalde beperkingen ten opzichte van audits op locatie. Dit geldt met name voor de communicatie tijdens de audit; zelfs willekeurige steekproeven worden bemoeilijkt door de videochat. Het verlies van informatie kan echter worden geminimaliseerd, bijvoorbeeld door een goede planning en voorbereiding door de auditoren en de auditee. Ook het gebruik van webcams of smartphonecamera's tijdens productierondleidingen kan hier zeer nuttig zijn. Een innovatieve bemonsteringsstrategie kan worden gebruikt om extra locaties, projecten of eerder ontoegankelijke gebieden te integreren. In de variant op afstand kunnen meerdere interne auditoren ook samen een audit uitvoeren. Natuurlijk vereist dit andere vormen van coördinatie om als team de "ballen" naar elkaar te kunnen gooien. Een ander voordeel van audits op afstand is dat reiskosten en tijd worden bespaard. Vooral in bepaalde risicogebieden en -processen kan de remote variant de acceptatie zelfs verhogen. De audits kunnen eventueel vaker worden uitgevoerd zonder het tijdsbudget te overbelasten.
Natuurlijk verschillen wij als auditoren op dit moment niet veel van de rest van de beroepsbevolking. Vooral op het gebied van communicatietechnologie is er veel te leren en te bespreken. We hebben te maken met onvoorziene situaties: Wat is bijvoorbeeld plan B als de verbinding in het midden ervan uitvalt? Hoe voorkomen we echo's bij het spreken? Onze tip: Voer een technologiecontrole uit vóór de eigenlijke controle op afstand. Dit neemt de angst voor contact weg, schept vertrouwen en vermindert mogelijke onderbrekingen tijdens de audit.
Conclusie
Interne audits kunnen op afstand worden uitgevoerd en moeten niet worden uitgesteld vanwege de onduidelijke infectiesituatie. Mogelijke nadelen en risico's kunnen gemakkelijk worden beperkt met een goede planning en voorbereiding. Mogelijke kansen en voordelen kunnen worden geïdentificeerd en gebruikt om het auditsysteem te verbeteren. Zo kunnen interne audits een waardevol instrument zijn voor de ontwikkeling van managementsystemen, zelfs in corona-tijden. Op de lange termijn zal een combinatie van audits ter plaatse en audits op afstand waarschijnlijk de overhand hebben, zodat we binnenkort het beste van beide werelden kunnen gebruiken.
Wij wensen u veel experimenteerplezier, veel succes en zouden het fijn vinden als u uw ervaringen met ons deelt.
Blijf gezond!
Andrea Kruck
Lead trainer , Lead auditor
LRQA Duitsland
