Het was vrijdag 13 maart 2020 toen België in lockdown ging en Soubry’s race tegen de productieklok begon waarin de medewerkers de hoofdrol speelden.
Coronateam
“Met de uitbraak van Covid-19 sloeg ook in België direct het hamsteren toe en werd pasta van levensbelang”, vertelt Michel Soubry, een van de eigenaren van Etabl. J. Soubry NV/SA. De productie draaide overuren en de voorraden slonken in een rap tempo. “Het is voor een groot productiebedrijf lastig om snel effectief te sturen op zo’n enorme impactvolle verandering, maar we hadden geen tijd te verliezen. De productie moest doorgaan en de medewerkers moesten veilig en gezond kunnen werken”, stelt Michel. “Er heerste onzekerheid onder het personeel en we kregen weinig tot geen informatie vanuit de overheid.” De directie van Soubry had een noodplan die ze dezelfde dag nog uitbreidde met een zorgvuldig samengesteld ‘coronateam’. Dit team zorgden voor de medewerkers op de werkvloer en via Zoom voor de thuiswerkers waarmee zij de dagdagelijkse zaken bespraken. “Communicatie is key en alles is bespreekbaar: de onzekerheden, veiligheidsmaatregelen en de thuissituaties. De medewerkers waren heel blij met dit toegewijde team waardoor onze productiecapaciteit op 100% kon blijven. We hadden drie focuspunten: de veiligheid van de medewerkers, het vertrouwen van de medewerkers en onze klanten en de sociale verantwoording: het productieproces.” Want omdat de voorraden voor twee maanden al na een week op waren, werd er extra geïnvesteerd in de productie, de medewerkers en het proces.
Toegewijd teamwork
Iedereen zette op zijn manier alle zeilen bij. De medewerkers voelden zich gehoord en gezien, en kwamen graag naar hun werk, zelfs in het weekend. Het ziekteverzuim bleef zo goed als hetzelfde in vergelijking met voorgaande jaren: nihil. “Omdat het productieproces op volle toeren draaide, was onze grootste zorg dat iedereen veilig kon blijven werken. Iedere medewerker kreeg een tasje met onder andere een mondmasker en eigen ontsmettingsmiddel om de spullen die zij aanraakten, zoals de heftruck schoon te houden. We gingen voor, en gaan nog steeds, voor maximale maatregelen om de werkplek gezond, veilig en toegankelijk te houden”, vervolgt Michel. En iedereen waardeert de inspanningen, zo blijkt; er ontstond een nog hechter, toegewijder team. Michel deelt trots een voorbeeld: “Een van onze afdelingshoofden voelde wat onzekerheid in zijn team en besprak dat thuis. De situatie greep zijn vrouw aan waarna zij mondmaskers maakte voor zijn medewerkers. Op onze beurt deelden we pasta uit aan onze medewerkers. Want als zij ’s avonds naar de supermarkt gingen, waren de schappen leeg. Dat kan natuurlijk niet.” Een collegabedrijf verderop kreeg hier lucht van en vroeg om pasta voor zijn medewerkers. Tuurlijk, zei Soubry, maar dan willen wij graag producten van jullie voor onze medewerkers. En zo ontstond een heuse, ouderwetse ruilhandel.
Snelle keuzes maken is lastig
De vraag naar pasta was in de eerste weken van de uitbraak van Covid-19 het hoogst, maar dat is niet het enige dat Soubry produceert. “Sommige productielijnen als Chinese mie raakten vertraagd omdat we de anderhalvemetermaatregel niet konden waarborgen. Op een gegeven moment moet je keuzes maken. En dat is soms moeilijk, want je wilt alles leveren, maar dat gaat in de praktijk niet. Dat paste niet in de maatregelen. De keuze is: inspelen op de vraag uit de markt, leveren waar de klant behoefte aan heeft. We focusten ons op de productlijnen die het snelst te produceren zijn, met een snelle levering van grondstoffen en verpakkingsmaterialen. Onze verpakkingen komen uit Turkije. En tijdens corona kwamen we er bijvoorbeeld achter dat in plaats van transport over land, zeevracht beter was. Duurt iets langer, maar is veiliger en er kan in één keer meer geleverd worden.”
Geleerd van de eerste golf
“Nu de tweede coronagolf zijn intrede heeft gedaan, is het belangrijk terug te kijken en te evalueren. Kijken waar het beter kan en hoe. Ons huidige noodplan werkt. We hadden al crisisproof IT-systemen als SAP en dito infrastructuur. Dus thuiswerken was in no-time geregeld en de tools om goed en snel te communiceren ook. Na een grondige analyse weten we nu dat we qua productieproces nog optimaler kunnen schakelen. Bijvoorbeeld in de route en herkomst van grondstoffen en verpakkingsmaterialen. Maar ook vanaf het begin, direct naar de vraag in de markt leveren en niet proberen toch meer productielijnen open te houden. De planning had ook nog scherper gekund. Qua communicatie weet ik dat we het uitstekend hebben gedaan. Het betrokken coronateam heeft nog steeds dagelijks contact met alle medewerkers en levert de middelen die nodig zijn om goed, gezond en veilig te kunnen functioneren”, zegt Michel.
Essentiele tips
Soubry heeft goed gehandeld tijdens de crisis en alle kansen benut en gecreëerd. Enkele gouden tips van deze bevlogen ondernemer: “Het vertrouwen in de medewerkers en vice versa is het belangrijkst in een crisis. Daarnaast, het garanderen van maximale veiligheid voor hen en de klant is essentieel. Een zorgzaam team aanstellen dat te allen tijde bereikbaar is en investeert in de medewerker, is ook een must. En een betere wereld begint bij jezelf: het management heeft een voorbeeldfunctie, ook ik was meer dan normaal op de werkvloer te vinden. Naast dat het steun geeft aan het personeel, boezem je vertrouwen in dat in deze tijd heel hard nodig is. We leren nog dagelijks. Met deze tweede golf weten we in ieder geval wat er komen gaat en kunnen we onze leermomenten optimaal inzetten.”
Over Soubry
Michel Soubry is samen met zijn broer Matthieu, eigenaar bij het Belgische familiebedrijf Soubry dat sinds 1921 voornamelijk bekend staat om z’n smaakvolle pasta’s. Later hebben zij hun productielijnen uitgebreid met bloem en aanverwante producten.
Meer informatie: www.soubry.be