Case Study: Ingenieursbureau Rotterdam

In het kort:

Het Ingenieursbureau Rotterdam (IBR), opgericht in 1854, is 25 jaar geleden voor het eerst gecertificeerd voor ISO 9001 door LRQA. IBR is het technische geweten van de Gemeente Rotterdam. De ingenieurs van IBR werken aan stations, bruggen, tunnels en gebouwen en bedenken innovatieve oplossingen voor uitdagingen in de stad. 

“Met de ISO 9001 certificering tonen wij aan dat wij kwaliteit waarborgen. We vinden het belangrijk om aan een breed publiek te tonen dat we de juiste parameters gebruiken voor het managen, het sturen en het operationeel uitvoeren van onze projecten. De audits van LRQA gelden voor ons als een spiegel, om naar onze processen te kijken en daar kritische vragen bij te stellen. Dat helpt ons om op de goede weg te blijven. Wij zijn het technische geweten van Gemeente Rotterdam, dan moet de kwaliteit van onze processen op orde zijn. Daarom is de certificering voor ISO 9001 al 25 jaar belangrijk voor ons.”

De aanpak:

Ook nu, in deze veranderende en steeds meer complexe samenleving is certificering voor ISO 9001 belangrijk. “De verschillende dimensies van de samenleving werken in op de problemen en opgaves waar wij voor staan. Deze zijn niet meer eenvoudig op te lossen, maar vragen om nauwkeurig nadenken, het goed inventariseren en het vastleggen van probleemanalyses. De opgave van bijvoorbeeld klimaatadaptatie is ingrijpend, en dat raakt collega’s uit verschillende dimensies. Zij moeten elkaar blijven opzoeken en hun kennis en kunde actief blijven delen.”

Hoe verhoudt IBR zich in deze complexe wereld?

IBR garandeert haar kwaliteit door de KPI’s inzichtelijk te maken. “We laten zien hoe wij onze projecten uitvoeren en hoe wij leren van elk project. Door projecten te evalueren door collegiale toetsen kunnen we vakinhoudelijk en laagdrempelig het gesprek voeren en de dingen die naar voren komen gebruiken in de rapportages die vervolgens worden bediscussieerd door het management. Op deze manier behouden we een jaarlijkse leercyclus en worden deze lessen het volgende kalenderjaar meegenomen in de opzet en uitvoering van nieuwe projecten. Daarnaast blijft het belangrijk om het gesprek over kwaliteit op de werkvloer te blijven voeren, om evaluaties en T&E toetsen intern te blijven delen.”

“De afgelopen 25 jaar is er veel veranderd. De klassieke cultuur gold toen nog. De baas zegt wat er gedaan moet worden, en de medewerkers voeren het uit. Nu is het eerder andersom en komt de kennis en de noodzaak vanuit de medewerkers en wordt dit via teammanagers naar het management gestuurd. De interactie tussen operationeel en strategie is nu een wisselwerking in plaats van hiërarchisch naar beneden. Hierdoor zijn er kruisverbanden mogelijk tussen afdelingen, welke nodig zijn om de complexere opgaves, zoals in circulariteit en klimaatadaptatie, te kunnen managen.”

De komende jaren staat het IBR voor een aantal grote uitdagingen, zoals het doorzetten van de digitalisering en daarbij het digitaal ontwerpen, bouwen en beheren van data. Maar ook het blijven aanscherpen van de structuur. De projecten die in complexiteit toenemen, vragen om een strakke aansturing, ook van bijvoorbeeld aannemers. Zij moeten weten hoe de complexiteit wordt platgeslagen. Een andere uitdaging uit het auditrapport, is het organiseren van een lerende omgeving en een aandachtspunt is ervoor zorgen dat nieuwe kennis en kunde niet bij het individu blijft hangen, maar ook gedeeld wordt binnen IBR.

Na 25 jaar gecertificeerd te zijn voor ISO 9001 heeft het IBR haar kwaliteit managementsysteem steeds weer naar een hoger niveau gebracht. Wat geven zij aan dat belangrijk is voor organisaties die overwegen om zich te laten certificeren voor de bekendste kwaliteitsnorm?

“Een audit is zeer aan te raden wanneer je als organisatie behoefte hebt aan een spiegel. Certificering voor ISO 9001 is daar een mooi instrument voor. Begrijp hiervoor wel eerst wat je met kwaliteit en kennisborging binnen je eigen organisatie wilt en hoe je ernaar kijkt. Doe eerst goed je huiswerk, voordat iemand van buiten ernaar kijkt, zodat je op gelijk niveau zit qua kennis, ervaring en inzichten die met je gedeeld worden.

De ISO 9001-norm vernieuwt zich steeds opnieuw en het is een dynamisch document. In een veranderende en complexe samenleving is het prettig dat de norm steeds actuele informatie geeft en een raamwerk beschikbaar maakt waar het kwaliteitsmanagementsysteem aan kan voldoen. Zo werken we gezamenlijk  aan een continue verbetering.”

Foto credtis: Rene Castelijn