Gli audit interni sono una componente essenziale di qualsiasi sistema di gestione. Insieme alla valutazione della direzione e ad altre attività di verifica, sono considerati un meccanismo di autocontrollo. Scopri i 10 consigli per un audit efficace.
I clienti e le parti esterne non devono dirvi dove siete efficaci e dove no; l'audit interno è uno strumento molto potente per migliorare autonomamente.
Ma perché molte aziende hanno difficoltà con gli audit interni e non traggono grandi vantaggi da questo strumento? Ecco alcuni suggerimenti per sfruttare appieno il potenziale degli audit interni. In qualità di formatore di auditor, spero che questi consigli vi saranno utili come auditor interni o come responsabili di un programma di audit.
Suggerimento 1: obiettivo comune
Perché organizzate audit interni? Cosa deve apportare alla vostra azienda? Se siete ancora nella fase “è obbligatorio”, forse non avete il punto di partenza migliore. Discutete quale dovrebbe essere il risultato.
Stiamo solo cercando la conformità o stiamo investendo nella ricerca di opportunità per migliorare o semplificare i nostri processi? In qualità di revisore interno, prendetevi il tempo necessario per discutere con l'auditee le sue idee di miglioramento e rendetele concrete e specifiche nel rapporto. Non trascurate la necessità di verificare la conformità ai requisiti interni o esterni.
Suggerimento 2: gli audit come strumento di gestione
Siete il responsabile di programma che ha difficoltà a trovare un modo per decidere il contenuto del programma di audit? Perché non ne discutete con il senior management? Aiutate il senior management ad assumere il ruolo di leadership discutendo ciò che è importante sottoporre ad audit. Ciò dovrebbe aumentare l'importanza dell'intero programma interno. Assicuratevi che il senior management sia a conoscenza dei risultati e delle attività di follow-up. Coinvolgete il management nell'assegnazione di tempo sufficiente al responsabile del programma, agli auditor e agli auditee.
Suggerimento 3: tempo prezioso
Molto spesso l'auditor non ha o non riceve tempo sufficiente per tutti gli aspetti del processo: preparazione, interrogatorio e redazione del rapporto. Il risultato è spesso che gli audit vengono rinviati o semplicemente non vengono effettuati. In questo modo, il vostro strumento di autocontrollo interno viene completamente trascurato e, se continuate a fare ciò che avete fatto finora, otterrete ciò che avete sempre ottenuto. Nessun miglioramento.
Riservate del tempo al processo di audit all'inizio di ogni periodo, anziché alla fine, e assicuratevi che il vostro prezioso tempo dedicato all'audit sia ben speso affrontando argomenti importanti scelti dal management. Redigete il rapporto subito dopo l'intervista, quando ricordate ancora molti dettagli. Rispettate il programma e utilizzate al meglio il tempo a vostra disposizione. Godetevi il contatto personale e apprezzate i risultati.
Suggerimento 4: preparate il vostro audit interno
Un buon processo di audit interno inizia con la preparazione. Pensate ad argomenti interessanti e prestate attenzione ai punti sollevati dal responsabile del programma di audit o direttamente dal management.
Basate il vostro audit sui rischi: ogni argomento è correlato a rischi e opportunità. Teneteli presenti dalla fase di preparazione fino alla stesura del rapporto di audit. Se durante la fase di preparazione avete dei dubbi sulla comprensione dei rischi e delle opportunità, chiedete aiuto al responsabile del programma o a un collega. Chiedete all'auditato di definire i propri rischi e opportunità.
Leggete i rapporti di audit precedenti, i reclami interni o esterni e le misure correttive relative all'argomento. Esaminate le procedure del processo che state per sottoporre ad audit e stilate un elenco di argomenti di cui desiderate discutere. Ricordate: l'audit non è un'ispezione con una semplice lista di controllo ma una conversazione con l'auditato.
Suggerimento 5: dateci dentro!
Con la preparazione alle spalle, utilizzate tutte le vostre capacità e un atteggiamento aperto per ottenere il massimo dall'audit. Una volta avviata la conversazione, assicuratevi di approfondire un argomento e di raccogliere prove oggettive di conformità o non conformità.
Discutete l'efficacia del processo e motivate l'audito a fornire prove e idee rilevanti, a migliorare la qualità del vostro rapporto e ad accelerare le azioni di follow-up.
Concentratevi sull'audit stesso e sul tempo prezioso a vostra disposizione con il vostro collega. Evitate il più possibile le interruzioni. Le domande non attinenti all'audit dovranno essere rimandate il più possibile.
Suggerimento 6: Gestione delle competenze
L'audit interno richiede un'ampia gamma di competenze. La maggior parte degli auditor segue una formazione specifica per acquisire una buona base per svolgere i primi audit. Questo è solo un punto di partenza. Come per altri ruoli, un'azienda deve riflettere sulla gestione delle competenze degli auditor interni in termini di selezione, formazione e sviluppo delle competenze, valutazione delle prestazioni e intervento in caso di risultati deludenti.
Considerate lo sviluppo degli auditor come un'attività continua che, come qualsiasi altro ruolo, richiede attenzione. In qualità di responsabile del programma di audit, avete un ruolo di primo piano nel processo. Pensate a mantenere motivato il team di audit. Intervenite quando il comportamento di un auditor o di un auditee non è appropriato. Pensate alla formazione continua. Assicuratevi di assistere agli audit interni in qualità di responsabile del programma, in modo da sapere cosa sta succedendo e cosa è necessario per il programma di audit.
Suggerimento 7: condividete i successi
In qualità di responsabile del programma, riflettete su come condividere i successi degli audit interni. Tenete informati gli auditor sui risultati delle azioni di follow-up. Cosa è cambiato e qual è stato l'effetto del cambiamento? Organizzate un modo per discutere i successi e le difficoltà come team di audit. Come potete motivarvi a vicenda e imparare da ciò che è stato raggiunto? Niente motiva più della condivisione dei successi.
Suggerimento 8: CAPD (Check-Act-Plan-Do) invece di PDCA
Molto spesso gli auditor utilizzano il modello PDCA per verificare il miglioramento continuo. Cominciare con la comprensione dei piani, seguita dall'esecuzione, può richiedere molto tempo. Nella maggior parte delle aziende, queste fasi del PDCA sono ben consolidate. Molto spesso, la valutazione (la fase Check) e l'azione per correggere o evitare il ripetersi degli errori (la fase Act) risultano molto più difficili. Ma prima che l'auditor arrivi a questo punto, il tempo a disposizione per l'audit potrebbe essere esaurito.
Un approccio alternativo consiste nell'utilizzare le fasi “Check” e “Act” in una fase precedente. Poiché il ciclo PDCA è un ciclo, è possibile utilizzarlo anche come ciclo CAPD e dedicare più tempo ai punti difficili del controllo e alle azioni richieste.
Chiedete a chi viene controllato di dirvi come valuta l'efficacia del proprio processo e di dimostrare quali misure ha adottato quando il controllo ha evidenziato una mancanza di conformità o di efficacia.
Suggerimento 9: mantenete l'indipendenza
Rimanere indipendenti dal processo e dalle conseguenze del vostro audit interno significa garantire che non vi sia alcun legame tra l'oggetto dell'audit e il vostro ruolo attuale o recente. Non dovete avere alcun interesse in un risultato specifico dell'audit. Assicuratevi inoltre di non avere come soggetto dell'audit il vostro responsabile diretto o un vostro subordinato. Ciò potrebbe facilmente confondere l'audit di un processo con la valutazione di una persona.
Verificate la vostra indipendenza prima di accettare un audit e contattate il responsabile del programma di audit per spiegare il motivo per cui non accettate un audit.
Suggerimento 10: Promuovete l'audit interno
Il ruolo di un revisore interno è uno dei più interessanti una volta che il supporto a queste attività è stato organizzato. Avrete modo di vedere altre parti della vostra azienda, parlare con persone diverse da quelle con cui parlate normalmente e sviluppare così una visione ampia di tutte le attività aziendali. Ciò aumenterà il rispetto per le altre persone e le altre attività.
Una volta acquisite alcune tecniche di base dell'audit, vi accorgerete che tali competenze sono molto utili anche nel resto della vostra vita lavorativa e privata.