Organisaties die de meeste vruchten zullen plukken van een ISO 9001-certificering zijn organisaties met een vooruitdenkend topmanagement, dat een certificering ziet als een manier om concurrentievoordeel te behalen. Door het potentieel van de normen te erkennen, boren zij een krachtig instrument aan dat de kwaliteit verhoogt en het algemene succes van hun bedrijf vergroot.
Waarom is leiderschap belangrijk?
ISO 9001 vereist dat het topmanagement het kwaliteitsmanagementsysteem begrijpt en zich er ook daadwerkelijk mee bezighoudt. De rol van leiderschap in Annex SL (de overkoepelende structuur en gemeenschappelijke tekst voor alle nieuwe en herziene managementsysteemnormen) biedt organisaties een kans om de bedrijfsprestaties te verbeteren.
Terwijl hoofdstuk 5 van Annex SL specifiek de rol van leiderschap schetst, ligt de basis voor het belang van leiderschap in hoofdstuk 4. Hier worden onderwerpen als bedrijfscontext, stakeholderanalyse en de reikwijdte en het doel van het managementsysteem behandeld. Dit is belangrijk omdat het QMS (Quality Management System) wordt afgestemd op de algemene bedrijfsstrategie en -praktijken.
Leiderschap staat centraal in het succes van een organisatie, omdat het QMS wordt afgestemd op de algemene bedrijfsprocessen en relevant is voor het hele bedrijf. Leidinggevenden in verschillende afdelingen kunnen het QMS gebruiken om verschillende functies en werkzaamheden te koppelen aan de algemene bedrijfsdoelstellingen.
De evaluatie van leiderschap
Leiderschap is van cruciaal belang omdat ISO 9001 is geëvolueerd om een grotere rol te spelen in bedrijfsstructuren. Eerst werd de norm ontwikkeld met het oog op kwaliteitscontrole, waarbij de nadruk lag op het minimaliseren van productgebreken. Na verloop van tijd begonnen wijzigingen in de norm zich te richten op processen die betrokken waren bij het maken van de producten, waarbij preventie net zo belangrijk werd als productinspectie.
Met de publicatie van ISO 9001:2015 wordt uitgegaan van een meer holistische visie op de organisatie en de belangrijkste stakeholders. Dit vereist een nieuwe manier van werken en nieuwe niveaus van leiderschap. Het is niet genoeg om een beleid van één pagina te hebben dat alleen de verantwoordelijkheid is van een kwaliteitsmanager. Om de voordelen van ISO 9001 te maximaliseren is leiderschap in het hele bedrijf nodig.
Wat is leiderschap?
Hoewel leiderschap niet specifiek wordt gedefinieerd in de normen, heeft het wel een aantal algemeen aanvaarde kenmerken, waaronder:
- Het vermogen om een duidelijke visie te creëren
- Het vermogen om de visie met anderen te delen en hen te motiveren om te volgen
- Het bieden van de structuur, instrumenten en informatie die anderen in staat stellen de visie met succes na te streven
- De risico’s en conflicten te beheersen die zich voordoen bij het volgen van de visie.
Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen leiderschap en topmanagement. Leiderschap kan overal en op elk niveau in een organisatie aanwezig zijn.
Hoe zorgt leiderschap voor een prestatiecultuur?
Verandering in een organisatie is nooit gemakkelijk. Het vereist groot leiderschap om groepen en teams naar dezelfde doelen te laten toewerken en ze gemotiveerd en geïnspireerd te houden. Dit soort betrokkenheid vereist een combinatie van nieuwe uitdagingen voor individuen met nieuwe doelen en het erkennen van hun prestaties voor behaalde doelen.
Een QMS dat is afgestemd op bedrijfsstrategieën en -doelstellingen bevordert een grotere transparantie van de ambities en de vooruitgang van een organisatie. Alles wordt samen bekeken, van budgettering tot wetgeving, van investeringsplanning tot de ontwikkeling van sleutelcompetenties. Er is geen verschil tussen de belangrijkste prestatie indicatoren van het bedrijf en van het managementsysteem. Dit is van cruciaal belang voor het leiderschap omdat het werknemers en stakeholders meer duidelijkheid verschaft. Leiderschap stimuleert prestaties door elk individu in staat te stellen zijn rol en impact op het bedrijf te begrijpen. Het verbinden van de acties en bijdragen van werknemers met de grotere visie is de sleutel tot een prestatiecultuur.
Wat zijn de valkuilen?
Neem een veel voorkomend voorbeeld van conflicterende doelstellingen die vaak moeilijk te managen zijn. Wat gebeurt er als verkoopdoelstellingen alleen kunnen worden gerealiseerd ten koste van andere belangrijke prestatie-indicatoren? Het leiderschap binnen een QMS zal de risico’s onderkennen en de macht hebben om acties en resultaten te beïnvloeden die beter kunnen bijdragen tot de algemene gezondheid en het succes van de onderneming. Door een managementsysteem goed af te stemmen op de bedrijfsdoelstellingen kan het leiderschap bij complexe onderwerpen de juiste beslissingen nemen.
Wat is de verwachting van het topmanagement?
Het topmanagement kan worden gedefinieerd als besluitvormers op het hoogste niveau, zoals de executive managers of bestuursleden. De eisen met betrekking tot het topmanagement hebben betrekking op de rol die het topmanagement speelt bij het creëren en ondersteunen van een effectief QMS. Leiders moeten kunnen aantonen dat zij betrokken zijn bij het QMS en zich ervoor inzetten op vele gebieden, waaronder:
- Zorgen dat de eisen worden geïntegreerd in de bedrijfsprocessen van de organisatie
- Het bevorderen van het bewustzijn van de procesbenadering
- Zorgen dat het managementsysteem de beoogde resultaten bereikt
- Andere relevante managementfuncties ondersteunen om hun leiderschap te tonen
- Zorgen dat het beleid wordt gecommuniceerd, begrepen en toegepast door de hele organisatie.
De nadruk die ISO 9001 legt op leiderschap betekent dat het topmanagement verantwoordelijk moet zijn voor de doeltreffendheid van het QMS. Zij moeten blijk geven van een duidelijk inzicht in de context van de organisatie en de risico’s en mogelijkheden bij het bereiken van de doelstellingen van het QMS om de klanttevredenheid te verbeteren.
Voorheen werd het toezicht op de ISO 9001-certificering in veel gevallen gedelegeerd aan een kwaliteitsmanager. Dit is niet langer voldoende. Het topmanagement is uiteindelijk verantwoordelijk voor de implementatie en effectiviteit van het QMS. Dit betekent dat het topmanagement meer betrokken moet zijn bij en een beter inzicht moet hebben in de eisen van certificering. Het aantonen van de compatibiliteit van het QMS met de kernstrategie van het bedrijf maakt deel uit van het beoordelingsproces. Nu de nadruk ligt op het afstemmen van de certificering van het managementsysteem op de bedrijfsdoelstellingen, moet het
topmanagement naar het grotere geheel kijken en leiderschap op alle niveaus van het managementsysteem en de organisatie mogelijk maken om de prestaties te verbeteren.
Certificeren volgens ISO 9001
Certificering volgens ISO 9001 biedt organisaties een geweldige kans om het leiderschap binnen hun bedrijf te verbeteren door middel van een uniek en krachtig managementsysteem. Om dit te doen, is het gunstig om een onafhankelijke partner te hebben die grondig en onpartijdig individuele bedrijfsbehoeften kan beoordelen, met de expertise en vaardigheden om oplossingen te creëren.
Lees meer over ISO 9001 certificeringen of ISO 9001 trainingen.