Om meer te weten te komen over hoe een audit op afstand in de praktijk nu te werk gaat, heeft Erik Klinge - Area Marketing Manager North Europe - verschillende auditoren geïnterviewd en gevraagd naar hun ervaringen. Wilt u weten wat een remote audit op afstand voor u betekent? Lees dan kort verder!
In een gesprek met verschillende auditoren van LRQA - dit zijn Theo Taen, Senior Lead Auditor, Harry van de Bliek, Senior Lead Assessor en Ferdinand Kroeze, Senior Lead Assessor - kwam naar voren dat remote auditen eigenlijk ontzettend leuk, spannend en vernieuwend is!
In deze tijd werken we waarschijnlijk tot en met september dit jaar ‘en masse’ thuis. Om hierop in te spelen worden veel van onze audits ook op afstand gehouden. Dit geldt waarschijnlijk ook voor uw interne audits. En ja, er is natuurlijk een verschil tussen een audit op afstand en het “gewoon” auditen. In het kort is de auditor niet in dezelfde ruimte, dit betekent dat hij of zij indrukken mist zoals lichaamstaal, omgevingsgeur (zeker in de food industrie een belangrijke factor!) en de atmosfeer in een bedrijf. Ondanks deze veranderingen, biedt een audit op afstand ook een aantal voordelen:
- Voor een remote audit is het nog belangrijker om deze intensief voor te bereiden en te plannen, dit betekent dat de gesprekken meer gefocust zijn op het onderwerp wat op de agenda staat. De eerste gouden tip van onze auditoren: begin ruim op tijd met uw voorbereiding voor uw interne audit, minimaal 2 weken van tevoren.
- Timemanagement moet en gaat veel beter in een audit op afstand. Er is immers geen tijd nodig om rond te lopen binnen het pand en de auditor spreekt de mensen die hij of zij tegenkomt in een organisatie niet ad hoc aan. Dit gaat allemaal “op virtuele afspraak”.
- Flexibiliteit: Een audit op afstand is een stuk flexibeler. Het is heel eenvoudig om anderen bij de vergadering te halen wanneer bijvoorbeeld gebruik wordt gemaakt van Microsoft Teams, ongeacht waar ze zijn. Bijvoorbeeld de adviseur van de klant die er graag bij wil zijn.
- Ander contact. Omdat alle deelnemers aan de audit nu vanuit huis werken is er toch een andere sfeer, ongemerkt komt iedereen hierdoor toch een beetje dichterbij elkaar. We spreken elkaar immers in zijn of haar thuissituatie, een vertrouwelijke en huiselijke omgeving.
- Door een audit op afstand in deze Covid-19 periode te plannen is het mogelijk om direct inzicht te krijgen hoe het bedrijf in crisistijd wordt gemanaged.
Resulteert dit in blije klanten? Jazeker! De flexibiliteit wordt gewaardeerd en in veel gevallen blijft het certificaat in deze Covid-19 periode geldig (check de exacte informatie per norm hierover hier).
Naast deze voordelen, is het belangrijk om te weten dat er ook een aantal uitdagingen kunnen opspelen:
- Het is een nieuwe werkwijze waarbij een goede internetverbinding en het werken met verschillende online communicatie tools echt een andere manier van werken is. Dit kan in het begin (Gouden tip twee!) nieuwe werkafspraken betekenen, zodat iedereen weet wat wordt verwacht en hoe dit werkt. Tot nu toe merken we bij LRQA dat de meeste klanten overstag gaan en achteraf juist erg blij zijn dat ze zijn gestart met de audit op afstand.
- Met welke systemen werkt u? Harry van de Bliek, Ferdinand Kroeze en Theo Taen geven alle drie aan dat Microsoft Teams (Gouden tip drie!) het prettigste en veiligste platform is om mee te werken. Al doende leert men. Het is uitermate nuttig om ervaringen te delen hoe u het handigst de afspraken kunt opzetten en informatie kunt delen binnen Teams. Er zijn zeker ook momenten waarop systemen even niet meewerken (door bijvoorbeeld een langzame internetverbinding).
- En gouden tip vier: Plan pauzes in tijdens uw interne audits. De hele dag via het scherm werken kan vermoeiend zijn en het vastleggen van pauzes van tevoren, bij het inplannen van uw interne audit, helpt dan enorm. De laatste handige gouden tip: is om te werken met een 2e scherm, zo houdt u makkelijk het overzicht.
Samengevat blijkt uit de interviews dat een audit op afstand als prettig wordt ervaren, zeker in deze nieuwe wereld waar we ons nu in bevinden. “Setting the scene” is voor het opzetten van een audit op afstand belangrijker dan ooit tevoren. Een ander voorbeeld hiervan, naast de voorbeelden zoals eerder beschreven, is dat het raadzaam is om vooraf te bedenken hoe u kunt voorkomen dat een remote audit ‘afstandelijk’ wordt. Hoe maken we online de connectie met elkaar? De auditoren van LRQA weten dat u als klant net als henzelf in hetzelfde ‘schuitje zitten’, iedereen werkt vanuit huis. We mogen er gerust vanuit gaan dat deze manier van werken een vast onderdeel wordt van ons (post-covid) bestaan. En, ondanks dat een remote audit geen reistijd vraagt, is het wel heel intensief, wat betekent voor onze auditoren dat ze toch het gevoel hebben de hele dag te zijn weggeweest!
Tot slot; welke belangrijke hulpmiddelen zijn handig bij een audit op afstand?
- We maken het u als klant natuurlijk niet nog moeilijker in deze tijd. U heeft niets nodig, alleen een laptop met werkende internetverbinding.
- Bekijk eventueel de Client Information Note van LRQA die u hier ook kunt terugvinden: Onze accreditaties voor managementsystemen,
Meer weten? Neem contact met ons op of lees hier meer over Remote Audits.