Trainers Richard Halkes, Aaldert Schaap en John Roskam van LRQA hebben anderhalf jaar geleden deze leuke en dynamische manier van trainen geïntroduceerd. Met in gedachte: Geen Powerpoints meer, want trainingen kunnen leuker en vooral effectiever. Helemaal voor complexe materie als ISO-normen, managementsystemen, auditing en processen. Door het interactief tekenen en daarmee het verbeelden van de theorie, beklijft de inhoud zo veel beter. Het is een afwijkende benadering van de reguliere trainingen en in de praktijk blijkt: een heel effectieve én verrassende aanpak. De reacties van deelnemers overtreffen in ieder geval de stoutste verwachtingen.
Hoe het begon
John Roskam vertelt over het ontstaan: “Drie jaar geleden heb ik een training ‘Visueel faciliteren’ gevolgd bij Jeroen Blijsie, eigenaar van The Visual Connection. Ik was direct erg enthousiast en heb samen met collega’s Richard en Aaldert nagedacht hoe we dit breed konden introduceren. De test was tijdens onze jaarlijkse, internationale meeting met 20 trainers. Hier hebben we één dagdeel besteed aan het visueel trainen van deze groep. Het begin was wat onwennig, niet iedere trainer ging er direct mee aan de slag. Er werd voornamelijk uitgeprobeerd: is het wel iets voor mij, ben ik wel een goede tekenaar etc. Uiteindelijk zijn wel alle trainers hiermee aan de slag gegaan en zo ontstonden onze visueel gefaciliteerde trainingen.”
Video: visueel faciliteren kan ook virtueel!
Complex wordt simpel
Roskam vervolgt: “Visueel faciliteren is ontwikkeld vanuit de gedachte: hoe kunnen we ingewikkelde materie op een actieve, dynamische en beeldende wijze aan onze deelnemers overbrengen. Want onze ervaring was dat deelnemers van de complexe trainingen vaak van tevoren dachten: dit wordt vast een hele lange dag met enorm veel theorie. Waardoor ze eigenlijk opzagen tegen zo’n training; blijf ik gefocust, wordt het niet saai, blijft de materie hangen. Signalen die we heel serieus hebben genomen en waarmee we zijn aan de slag zijn gegaan. Een mooi voorbeeld is de ISO 9001-norm. Die bestaat uit een boekwerk van 48 pagina’s. Met Visueel faciliteren verbeelden we deze norm in hoofdlijnen in één tekening. Met aanvullende tekst, want dat blijft nodig. Maar die teksten kunnen summier, het is een kwestie van de juiste steekwoorden in de tekening plaatsen.”
Spelende wijs naar het einddoel
Tijdens 'Visueel faciliteren' wordt vooral gebruikt gemaakt van de kracht van de verbeelding. Verbeeldingen die simpel de complexe stappen laten zien die men moet nemen tijdens bijvoorbeeld een audit. John Roskam hervat: “Het start met incomplete afbeeldingen die we samen met de deelnemers gaan completeren. De deelnemers worden zo geprikkeld op een bijna spelende manier de materie eigen te maken. Met behulp van tekeningen en woorden verbeelden ze elke stap die ze moeten nemen naar het einddoel. Zo wordt op een interactieve wijze een lastige en modelmatige theorie simpel, makkelijk te onthouden en dynamisch. Wat begon op losse A4’tjes met een pen, is doorontwikkeld naar standaard werkboekjes en tekenmateriaal als potloden en krijtjes.”
De dag vliegt voorbij
Voordat de training begint krijgt iedere deelnemer een A4-werkboekje met de incomplete afbeeldingen die ze gedurende de training ook op een flip-over zien. “Er ontstaat direct dynamiek want een ‘kleurboekje’ en een kokertje met potloden zijn ze niet gewend”, lacht Roskam. “Maar al snel zijn de deelnemers laaiend enthousiast en volgen er opmerkingen als: ‘Wat is dit leuk; zo actief bezig zijn met de materie’, ‘de dag is voorbij gevlogen’, ‘ik heb me geen moment verveeld en geen wegtrekkers gehad.’ Als pilot hebben we onze meeste complexe training die standaard vijf dagen duurt, opgedeeld in twee keer drie dagen met een weekend ertussen. Wanneer de deelnemers in de tweede week terugkomen, zijn de tekeningen van de eerste week al opgehangen. Je merkt meteen een verandering van sfeer; kleurrijker en er ontstaat energie en focus. Doordat we mensen actief visueel uitdagen, blijft de materie veel gedetailleerder hangen. Het is verbazingwekkend wat de deelnemers zich door het te verbeelden ook na een paar dagen nog in detail herinneren.”
De kracht van de verbeelding
Bij Visueel faciliteren maakt het niet uit of je kunt tekenen of niet. Iedereen wordt uitgenodigd om mee te doen, het hoeft niet. “Soms worden er alleen steekwoorden in de tekening geschreven of wat aantekeningen gemaakt. Terwijl anderen juist losgaan met verschillende kleuren en materialen. We zien af en toe prachtige creaties voorbij komen; Rembrandtjes in de dop”, lacht Roskam. “Doe het vooral op je eigen manier, alles mag, niets moet. Maar we sporen mensen wel aan om de kracht van de verbeelding te laten spreken.”
De voordelen van 'Visueel faciliteren' op een rij:
- De interactie zorgt voor betrokken deelnemers.
- Actief en aandachtig bezig zijn, materie beklijft beter.
- Complexiteit op een ongecompliceerde manier reduceren tot de essentie.
- De deelnemers houden focus, dus didactisch heel sterk, verbanden worden sneller gelegd.
- Het is heel erg leuk en verrassend om te doen.
- Zorgt voor een goede dynamiek in de groep, er ontstaat verbinding onderling.
- Deelnemers raken geïnspireerd om verder en creatiever te denken.
“Het resultaat is boven verwachting”, zegt Roskam. “Na onze training krijgen de tekeningen vaak een prominente plek op de afdeling waar zij werken. Het ‘kunstwerk’ fungeert als een inspiratie voor de rest van de medewerkers. Modellen zijn duidelijk verbeeld op een voor iedereen begrijpelijke wijze. Visueel faciliteren daagt uit, het leert ons om buiten de begaande paden te gaan en alle mogelijkheden te ontdekken.”
Verbinding door confrontatie
Naast het behandelen van managementsystemen, normen, processen etc. worden ook de zachtere kanten van auditen belicht. Denk aan effectief communiceren, mensen beïnvloeden, omgaan met weerstand, hoe maak ik impact etc. Alle zaken waar je als auditor dagelijks mee te maken hebt en die vooral draaien om verbinding. “Deze onderwerpen, waarvoor we een aparte training hebben ontwikkeld, faciliteren we ook visueel. Dit werkt confronterend, je kwetsbare kant laten zien, maar je vindt daardoor ook sneller verbinding. Een voorbeeld is het verbeelden van ‘de ladder van commitment’; hoe krijg je mensen hoger op die ladder om veranderingen door te voeren. Ook dit brengt de nodige confrontaties. Maar dat past bij deze tijd, visueel faciliteren past bij deze tijd. Want in een wereld waar het vooral draait om technologie, zoeken we ook juist die kwetsbaarheid en verbinding met elkaar.”
Samenzijn en hippe oldskool
“Nieuwe onderwijstechnologieën als e-learning lijken heel hip en happening”, betoogt Roskam. “Maar in de praktijk merken we dat deelnemers juist aangeven niet zo heel erg blij te worden van e-learningmodules. Ook mijn kinderen zeggen dat het vaak lastig is om je aandacht erbij te houden, het duurt lang en is vaak saai.” Maar toch hoort het bij deze tijd. Hoe kun je dat dan leuker maken? “Ik denk door een mix van uitdagende digitale leervormen in combinatie met klassikaal onderwijs. Want er blijft altijd een behoeft aan samenzijn, discussiëren, reflecteren en met elkaar de verdieping zoeken. Dat haal je niet uit een online omgeving. Met ons type trainingen kan de platte theorie heel goed digitaal aangeboden worden. Maar in het kader van begrijpen, verdiepen, vaardigheden oefenen en gedragsverandering, is samenzijn een must. Oefenen met gesprekstechnieken lukt het beste face-to-face. Het samen beleven, doorleven en feedback geven en krijgen. Een gemixte leeromgeving kan dus heel goed: een combinatie van oldskool, visueel gefaciliteerde klassikale trainingen en digitale leermethoden zoals e-learningmodules op basis van gamificatie, webinars, instructiefimpjes en VR/AR, dat is de toekomst”, schetst Roskam.
Generiek toepasbaar
Visueel faciliteren is te vergelijken met het creëren van een storyboard. Alle processen en/of systemen in een bedrijf kunnen dus op die manier van a-tot-z verbeeld worden. “Visueel faciliteren kun je oneindig doortrekken. Zo kan het ook toegepast worden om een gezamenlijke missie en visie te ontwikkelen voor een bedrijf. Zo’n board wordt vervolgens pontificaal in de hal van zo’n organisatie gehangen. In een klap visueel waar het omdraait.” Visueel faciliteren is een beleving creëren en een heel creatieve methode om complexe materie op een opmerkelijk effectieve, dynamische, interactieve manier te laten spreken.