Eerste audit: worstelen met compliance
Een tijd geleden bezocht ik een middelgrote productieorganisatie voor een ISO 9001-audit. Al snel merkte ik dat ze moeite hadden om grip te krijgen op hun managementsysteem. Documentatie was incompleet, interne audits werden pas last-minute uitgevoerd, en medewerkers konden moeilijk uitleggen hoe hun werk aansloot op de kwaliteitsdoelstellingen. De wil was er, maar de kennis ontbrak. Aan het einde van de audit had ik een open gesprek met het management. Ik gaf aan dat een managementsysteem valt en staat bij kennis. Training is geen aanvulling, maar een fundamentele bouwsteen. Dat werd genoteerd, maar ik wist niet wat ze ermee zouden doen.
Tweede audit: een compleet ander beeld
Een jaar later kwam ik terug voor de hercertificatie. Al bij binnenkomst voelde het anders. De documenten waren overzichtelijk, processen liepen soepel en tijdens de rondgang zag ik betrokken medewerkers die precies wisten wat hun rol was. De interne auditrapporten waren scherp geanalyseerd, verbetermaatregelen waren goed opgevolgd. Aan het eind van de eerste dag kon ik het niet laten om te vragen: “Wat is hier gebeurd?”
“Wat is hier gebeurd?”
De kwaliteitsmanager glimlachte. “Weet u nog wat u vorig jaar zei? Dat kennis en training het fundament zijn? Dat hebben we ter harte genomen. We zijn begonnen met gerichte training op alle niveaus – niet alleen over de norm, maar over het hele systeem en ieders rol daarin. Dat heeft alles veranderd.” Hij vertelde dat het geen groot budgetproject was. Ze begonnen klein, met interne sessies, praktische uitleg en begeleiding vanuit de praktijk. Maar het effect was groot. De voordelen die ze merkten? Die deelden ze graag.
- Betrokkenheid op de werkvloer nam zichtbaar toe
“Onze mensen begrijpen nu waarom ze dingen doen, niet alleen wat ze moeten doen,” zei de productieleider. Tijdens de audit zag ik dit terug: medewerkers gaven zelf aan waar ze verbeteringen zagen, legden uit hoe afwijkingen voorkomen werden, en verwezen naar de juiste procedures. Voorheen werd er vooral afgewacht. Nu voelde het als een gedeelde verantwoordelijkheid.
- Minder afhankelijk van één expert
De kwaliteitsmanager zei het treffend: “Vroeger was ik het systeem. Nu zijn we het met z’n allen.” Voorheen draaide alles om hem. Bij vragen of afwijkingen werd er naar hem gekeken. Door de trainingen wisten teamleiders en medewerkers nu zelf hoe het systeem werkte, wat hun rol was, en hoe ze moesten handelen. In de audit merkte ik dat meteen: ik kreeg overal duidelijke, consistente antwoorden, zonder dat alles door één persoon moest worden uitgelegd.
- Verbetermaatregelen werden sneller en slimmer opgepakt
De onderhoudscoördinator gaf een voorbeeld: “We hebben een paar maanden geleden een afwijking geconstateerd in ons kalibratieproces. Vroeger was dat een papieren discussie geworden. Nu wisten we precies hoe we het moesten onderzoeken, vastleggen en oplossen.” Hij liet me zien hoe ze met root cause-analyse werkten en hoe de verbetermaatregel leidde tot een aanpassing van hun preventief onderhoudsplan. De tijd tussen constatering en oplossing was gehalveerd. Niet omdat ze harder werkten, maar omdat ze beter wisten hoe ze moesten werken.
Reflectie als auditor
Als auditor zie je vaak technische verbeteringen – nieuwe systemen, aangepaste processen, andere tools. Maar wat ik hier zag, was fundamenteel anders. Het zat niet in technologie, maar in mensen. De verandering begon met het besef dat kennis en begrip essentieel zijn. Training gaf deze organisatie de middelen om hun systeem écht eigen te maken. Het was mooi om te zien dat één opmerking een aanleiding kon zijn voor zo’n ontwikkeling. Maar het echte werk werd door het team zelf gedaan – met overtuiging, inzet en gerichte kennisopbouw.
Maak kennis tot de motor van uw managementsysteem
Training is geen bijzaak binnen compliance – het is een voorwaarde voor succes. Bij LRQA bieden we trainingen aan die aansluiten op de realiteit van uw organisatie. Van ISO-basiskennis tot interne auditorcursussen – praktisch, toepasbaar en begeleid door ervaren experts.