(Food) Audit planning tijdens COVID-19

Iets over mijzelf

Al van jongs af aan ben ik werkzaam geweest in de Food Supply Chain, maar sinds aantal jaren ben ik werkzaam bij LRQA. Ik ben gestart bij de afdeling “certificaat uitgifte en planning”. Door het succesvol leiden van een migratie project naar een nieuw planningssysteem, ben ik leidinggevende binnen de Customer Service geworden. Mijn werkzaamheden concentreerden zich al snel op de planning van “Food Audits” en inmiddels ben ik eindverantwoordelijk voor de planning van food audits in Noord-Europa, Zuid-Europa, het Verenigd Koninkrijk en recentelijk ook interim verantwoordelijk voor de Food planning van de rest van de wereld.

Aangezien één van mijn passies het leren kennen van nieuwe culturen is, kan ik dit geweldig kwijt in mijn huidige rol. Van Azië tot Afrika en van Amerika tot Europa merk je dat de culturen (en dus manier van werken) enorm verschillen. Dat, in combinatie met de dynamische omgeving waarin we verkeren maakt dit werk zo verschrikkelijk leuk: het gaat hier om mensenwerk met veel aandacht voor de klanten. En uiteraard in deze periode van een pandemie worden alle verschillen nog eens uitvergroot. Planning van audits is eigenlijk hogere school puzzelen. Het is heerlijk om samen met de klanten de beste oplossing te creëren. Ik heb een geweldig team van ruim 19 collega’s wereldwijd die intensief met elkaar samenwerken. Als leidinggevende vind ik het belangrijk dat ik altijd bereikbaar ben (zeker in deze tijd). We sparren zeer intensief en regelmatig met elkaar over de beste oplossingen voor onze klanten.

Wat heeft COVID-19 in je werk m.b.t. de planning veranderd?

In Maart veranderde de wereld met een klap. Opeens waren audits niet meer mogelijk en moesten vele afspraken opnieuw worden gepland (er was een uitstel mogelijk van maximaal 6 maanden- voor de GFSI erkende voedselveiligheidsschema’s). Dit leverde (en nu nog steeds) een bijzonder hoge werkdruk op voor het planningsteam. Er mocht niet meer gereisd worden (terwijl veel audits grensoverschrijdend zijn), bedrijven sloten hun deuren voor externe bezoekers en het is onduidelijk hoelang we nog in deze situatie zullen zitten. Bij andere normen (bijv. ISO 9001) is remote auditen een prachtige aanvullende oplossing, bij de voedselveiligheidsschema’s is dat helaas (nog) niet mogelijk en blijven we afhankelijk van de ontwikkeling van de pandemie.

Met de verschuiving van 6 maanden zouden dus veel audits vanaf September weer ingepland moeten worden en dat is traditioneel in de drukste maanden van het jaar: een mega uitdaging dus. We hebben zoveel mogelijk “gespeeld” met de planning van de voorbereidingstijd, door deze te plannen tussen mei en juli voor de audits van het najaar.

Andere verandering is uiteraard het thuiswerken en het aantal telefonisch gesprekken die je voert op een dag. Nu voert een planner al redelijk veel telefonisch gesprekken in de periode voor COVID, Nu we met z’n allen meer remote(thuis) werken is dit alleen nog maar meer geworden. Uiteraard is dit erg van belang voor het contact met de klant en de collega’s. We hebben in de afgelopen periode ervoor gezorgd dat we de relatie met de klanten hebben versterkt. Dit hebben we gedaan door met alle klanten die tussen maart en mei een audit gepland hadden staan te bellen en af te stemmen en dat ook nog in samenspraak met de auditoren. Dit is wat mij betreft een van de absoluut beste dingen die uit COVID is voortgekomen en de klanten hebben dat (en dit blijkt uit de feedback die we kregen) ook aangegeven.

Waarop heeft de pandemie nog meer invloed op gehad?

Wat ik merk is dat veel bedrijven in onzekerheid zijn en dus huiverig om de planningen definitief te maken. Daarom streven we naar transparantie en openheid richting onze klanten en andere belanghebbenden. Alleen hiermee komen we samen door deze uitdagende periode heen.

Dat voedselveiligheid audits van het allergrootste belang zijn mag duidelijk zijn: het raakt ons allemaal en tenslotte willen we graag dat onze voedselketen veilig is en blijft.

Ik wens jullie  allemaal een goede gezondheid toe en blijf veilig!

Marc