Plan–Do–Check–Act
Plan–Do–Check–Act, alle kwaliteitsprofessionals kennen hem wel. Maar kennen, wat is kennen? Is dat er over gehoord hebben? Is dat weten hoe je het uitlegt aan anderen? Of is dat er dagelijks mee werken? Zit het in je DNA?
Daar zit enorm veel verschil in, zo merken wij in de praktijk. Dat kan beter. En moet beter. De PDCA-cyclus moet rondgemaakt worden in organisaties, want dat gebeurt te vaak niet. Dat vindt kennelijk ook ISO, want in de nieuwe norm van 9001:2015 is de cyclus veel duidelijker te herkennen in de structuur. De PDCA is een leercirkel, zoals er vele zijn voor iedereen die wil blijven groeien en ontwikkelen. Hier nog wat voorbeelden.
Voor het vakgebied kwaliteit is de PDCA de meest dominante. De Plan-Do-Check-Act is begin 1950 door Deming echt op de kaart gezet. De basis was de Plan-Do-Study-Act van Shewhart. Of je het nou PDSA of PDCA noemt, maakt niet zo veel uit. Belangrijkste is dat je ‘jouw’ werk evalueert en kijkt of de vooraf gemaakte plannen het gewenste resultaat opleveren. Doel is dat je leert van ervaringen en op een hoger plan terecht komt met de kwaliteit van je organisatie, dienst, product en proces.
Terug naar ISO
Bij ISO realiseerden ze zich dat kwaliteitssystemen zó complex zijn geworden, dat de onderliggende basisprincipes compleet ondergesneeuwd raakten. De systemen vragen zoveel denkkracht van individuen, dat de grote lijnen uit het zicht zijn verdwenen. Dat maakt het lastig terug te keren naar de basis en dan wordt een kwaliteitssysteem een doel op zich. En dat is dan weer niet de bedoeling!
Een kwaliteitssysteem is een hulpmiddel. En ook al weten we dat wel, vaak wordt het niet zo benaderd. Om de bedoeling van het kwaliteitssysteem weer meer voor het voetlicht te krijgen, promoot ISO de vrijheid in handelen door het weglaten van de handboeken. Je documenteert alleen datgene wat nodig is voor de voortgang van je organisatie. Dus informatie die je écht nodig hebt om terug te kijken en van te leren.
Herken de leercyclus
En zo komen we bij het herkennen van de leercyclus van de PDCA. Het raamwerk van de paragrafen besloeg al wel alle processen en activiteiten in een organisatie, die samen de continuïteit borgen, maar zonder het ‘rondmaken’ van de PDCA-cyclus wordt dit toch echt niks. We zien vaak dat dit nog niet goed gaat.
Er zijn veel organisaties wel druk met het verzamelen van informatie en het uitvoeren van interne audits. En ze verwerken die resultaten in uitgebreide rapportages voor de directie, die er vervolgens keurig hun blik op werpen. Maar dan……. Het jaar daarop blijken de geconstateerde afwijkingen uit de audits nog steeds niet te zijn opgelost. Of men ziet dat voorgenomen ambities nog steeds niet verder zijn dan ‘ambities’.
Kort gezegd gebeurt er dit:
- Plan: Ambities en plannen worden met veel energie in elkaar getimmerd.
- Do: Men zet zijn schouders eronder en gaat aan de slag.
- Check: Men genereert een berg cijfers, feiten en constateringen in een brei van bestanden en (audit)rapportages.
- Act: ........????
Men vergeet dus iets met die berg cijfers, feiten en constateringen te doen. De cirkel wordt zo niet rondgemaakt. Er is geen follow-up en dus geen leermoment. Zo kom je niet op een hoger plan en blijf je slechts dromen van grootse plannen en een briljante toekomst.
De PDCA-cirkel rond maken
Die cirkel moet af, de laatste stap is nodig om te kunnen blijven verbeteren en op de lange termijn te kunnen overleven.
Al die energie die je besteedt aan de eerste drie fases, steek die in een follow-up door doen waar het hele systeem voor bedoeld is: Op een hoger plan uitkomen, je dromen waarmaken, blijven groeien en verbeteren. Zonder de laatste slag te maken gaat dat niet lukken en verspil je veel tijd en energie. Dat kan dus beter!