Combinação de tecnologia e inteligência humana para desenvolver programas de auditoria baseados em risco
Há muitos fatores que afetam o desempenho dos negócios de uma empresa, seja um pequeno negócio na cadeia de suprimentos de alimentos, uma cadeia hoteleira nacional ou um varejista internacional. Internamente, esses fatores podem ser a estratégia e a liderança corporativas, o tamanho e o local da mão de obra, o ambiente de operação de um negócio e a cultura da empresa. As pressões externas podem vir na forma de regulamentação e legislação do setor, pressões da cadeia de suprimentos, a economia mais ampla e, não menos importante, demandas do cliente.
Uso de dados para direcionar decisões
Dados podem ser usados para mitigar o risco associado a muitos, se não todos, desses fatores e há muita discussão em andamento na cadeia de suprimentos de alimentos em torno de como podemos usar dados de forma mais efetiva para tomar as decisões comerciais certas para melhorar a conformidade. E não é apenas como os dados são reunidos e de qual forma ou com qual regularidade, a questão é ter os especialistas técnicos certos para analisá-los.
No LRQA, trabalhamos com muitas empresas do setor alimentício para assegurar que elas não apenas tenham acesso aos dados corretos quando precisarem, sejam eles alertas, painéis ou relatórios prontos para a diretoria, mas que nossas equipes técnicas estejam à disposição para assegurar que as informações sejam inseridas no contexto daquela empresa específica, incluindo os problemas que ela está enfrentando. Monitoramento regular dos dados é essencial para sinalização de interrupções nos sistemas e processos e, embora isso possa ser usado como parte das evidências necessárias para auditoria de terceira parte, frequentemente indica a necessidade de programas personalizados de segunda parte projetados especificamente para aquela empresa. Uma solução padronizada com certeza não serve para todos.
Como isso se aplica a seus negócios?
Combinar tecnologia e inteligência humana dessa maneira pode assegurar que vocês sejam alertados sobre possíveis interrupções em sistemas antes que elas ocorram, na forma de bandeiras vermelhas, identificação de acionadores comuns e por meio do fornecimento de relatórios automatizados de insights de todo um negócio, independentemente do tamanho ou da dispersão geográfica das operações. Feeds remotos podem fornecer dados a partir de praticamente qualquer lugar no mundo e, coletivamente, os dados podem ser inseridos em ferramentas de análise preditiva para identificar tendências e anomalias.
Por que precisamos de auditorias?
As auditorias oferecem mais do que apenas a devida diligência e uma licença para operar. Elas permitem comparar seus próprios resultados internos, auditorias de primeira parte, em relação àquelas concluídas por um órgão de certificação independente. Isso incentiva assumir a propriedade e responsabilidade por segurança, qualidade, fornecimento ético e outros aspectos exigidos não apenas pela legislação, mas também pelas partes interessadas e, cada vez mais, pelo público. As auditorias fornecem resultados que podem ser usados para formatar programas baseados em risco e permitem um maior aprofundamento na análise de riscos, pontos fracos, mudanças de pessoal ou processos que poderiam ter um efeito secundário ao mesmo tempo que incentivam melhores práticas contínuas, em vez de uma cultura "pronta para a auditoria".
O que é melhor, monitoramento de dados ou auditorias?
Uma combinação dos dois fornece os melhores resultados. Uma auditoria fornecerá uma visão valiosa no momento certo e é uma verificação independente de sistemas e processos. Também fornece uma referência para propósitos comparativos e pode ajudar a desafiar o pensamento sobre análise da causa raiz.
Por outro lado, o monitoramento contínuo permite evitar problemas sérios e pode alertar sobre uma interrupção em potencial do processo a qualquer momento. Também pode aumentar a conscientização dos riscos em alteração para seu negócio ao longo de um período de tempo específico ou em resposta a uma mudança no processo, por exemplo. Permite focar nos pontos de controle importantes para seu negócio, sejam eles problemas em formar a equipe, controles de temperatura, violações de alergênicos, rotação de estoque ou incidentes com corpos estranhos, entre outros.
Três é o número mágico
Auditorias, dados e especialidade técnica são todos ingredientes essenciais para um programa robusto de conformidade. O monitoramento contínuo pode assegurar se seus programas de auditoria, sejam de segunda ou terceira parte, estão fornecendo o que vocês precisam. A tecnologia pode ajudar a impulsionar seus negócios para a frente, mas somente com as ferramentas analíticas e a interpretação humana especializada corretas para remover o ruído não essencial. Tudo junto, isso permite fazer mudanças de maneira clara e mensurável usando os dados para explicar a razão e revisitando os controles de negócios e os fatores que os estão afetando.