Managementsysteme remote auditieren

Bislang fanden interne Audits überwiegend vor Ort im Unternehmen statt, doch die aktuelle Situation stellt die Betriebe vor neue Herausforderungen: Viele Mitarbeiter arbeiten nach wie vor von zuhause aus, und Dienstreisen werden, wenn möglich, vermieden. Was zunächst als temporäre Lösung erschien, dauert nun schon etliche Monate an. Manch ein Unternehmen nimmt die Pandemie zum Anlass, um seine Arbeitsweise – und eben auch die Audits – grundsätzlich zu überdenken. So genannte Remote Audits waren bislang eher die Ausnahme. Doch immer mehr Betriebe fragen sich nun, ob sie ihre internen Audits tatsächlich wie geplant durchführen können – oder müssen.

Dies wirft natürlich eine ganze Reihe weiterer Fragen auf. Allen voran: Was ist der Unterschied zwischen „virtuell“, „remote“, „on-site“ und „off-site“? Und kann ein Remote Audit auch dann gelingen, wenn die Auditorin oder der Auditor nicht vor Ort anwesend sind? Welche Risiken und welche Chancen gibt es? Was muss beachtet werden, um auch remote eine konstant gute Qualität der internen Audits sicherzustellen?

Normative Grundlagen für Remote Audits gibt es schon seit Längerem

Schon weit vor den Einschränkungen durch COVID-19, bestand die Möglichkeit, Remote Audits durchzuführen. Entsprechende Definitionen und Grundlagen finden sich in ISO 19011:2018, für Audits durch unabhängige Dritte (3rd Party Audits) auch im IAF Mandatory Document MD 04:2018. Die größte Relevanz bezüglich remote durchgeführter interner Audits hat ISO 19011, während IAF MD04 praktikable Hinweise liefert, die helfen, interne Audits remote zu planen und zu realisieren.

Gelten die Erfolgsfaktoren interner Audits auch dann, wenn diese remote stattfinden?

Während der Ausbildung (leitender) AuditorInnen vermitteln wir unseren TeilnehmerInnen, worum es bei internen Audits im Kern geht: nämlich darum, die Konformität und Wirksamkeit von Managementsystemen hinsichtlich der Einhaltung normativer, gesetzlicher, kundenspezifischer und anderer relevanter Anforderungen zu bewerten. Zudem sollen latente Risiken und Potenziale rechtzeitig erkannt werden. Idealerweise gelingt es der Auditorin oder dem Auditor, eine vertrauensvolle Auditatmosphäre zu schaffen, die die Audit- und Fehlerkultur fördert. Für „lernende Organisationen“, sprich: Unternehmen, die sich flexibel entsprechend den äußeren Gegebenheiten entwickeln, ist dies geradezu ein Muss. In unseren Trainings zeigen wir Möglichkeiten und Methoden, wie eine Auditorin oder ein Auditor diese wichtigen Aspekte umsetzen kann. Doch lassen sich diese auch auf Remote Audits übertragen?

Nach den bisherigen Erfahrungen, die wir als LRQA mit Remote Audits gemacht haben, sowie den Rückmeldungen interner AuditorInnen auf Kundenseite können wir diese Frage mit einem klaren Ja beantworten. Natürlich gibt es Grenzen – Remote Audits bieten Vor- und Nachteile, Risiken und Chancen. Der Einsatz von IT-Tools ist mit gewissen Einschränkungen gegenüber dem Onsite-Audit verbunden. Dies betrifft insbesondere die Kommunikation im Audit, auch zufällige Stichproben werden durch den Videochat erschwert. Die Informationsverluste lassen sich jedoch minimieren, beispielsweise durch gute Planung und Vorbereitung durch die AuditorInnen und Auditierten. Auch der Einsatz von Webcams oder Smartphone-Kameras beim Produktionsrundgang kann hier sehr hilfreich sein. Durch eine innovative Stichprobenstrategie können zusätzliche Standorte, Projekte oder zuvor schwer zugängliche Bereiche integriert werden. Auch können in der Remote-Variante mehrere interne AuditorInnen ein Audit gemeinsam durchführen. Natürlich braucht es dabei andere Formen der Abstimmung, um sich die „Bälle“ als Team zuwerfen zu können. Ein weiterer Vorteil der Remote Audits besteht darin, dass Reisekosten und -zeit eingespart werden. Gerade in bestimmten Risikobereichen und -prozessen steigt dank der Remote-Variante unter Umständen sogar die Akzeptanz. Die Audits können möglicherweise häufiger stattfinden, ohne dass das Zeitbudget überstrapaziert wird.

Natürlich geht es uns AuditorInnen aktuell nicht viel anders, als dem Rest der arbeitenden Bevölkerung. Gerade bei der Kommunikationstechnik gibt es viel zu lernen und abzusprechen. Wir müssen mit unvorhergesehenen Situationen umgehen: Was zum Beispiel ist der Plan B, wenn die Verbindung mittendrin abbricht? Wie verhindern wir Echos beim Sprechen? Unser Tipp: Führen Sie bereits vor dem eigentlichen Remote-Audit einen Technik-Check durch. Das nimmt Berührungsängste, schafft Vertrauen und verringert mögliche Unterbrechungen im Verlauf des Audits.

Fazit

Unser Fazit lautet, dass interne Audits durchaus remote durchgeführt werden können und keinesfalls aufgrund der unklaren Infektionslage verschoben werden sollten. Etwaige Nachteile und Risiken lassen sich mit guter Planung und Vorbereitung problemlos begrenzen. Mögliche Chancen und Vorteile können für die Verbesserung des Auditsystems identifiziert und genutzt werden. So können interne Audits auch in Corona-Zeiten ein wertvolles Instrument für die Entwicklung von Managementsystemen sein. Langfristig wird sich vermutlich eine Kombination aus Onsite- und Remote-Audits durchsetzen, sodass wir bald schon das Beste aus beiden Welten nutzen können.

Wir wünschen Ihnen Experimentierfreude, viel Erfolg und freuen uns, wenn Sie Ihre Erfahrungen mit uns teilen.

Bleiben Sie gesund!

Andrea Kruck 

Lead Trainer, Lead Auditor
LRQA Deutschland