1. Stellen Sie sicher, dass das Managementteam die Implementierung des Managementsystems unterstützt.
Es ist wichtig, dass die Geschäftsführung Verantwortung für das eigene Managementsystem übernimmt und die Bedeutsamkeit der kontinuierlichen Verbesserung versteht.
Ein Beispiel dafür ist die ISO 45001, welche dies direkt einfordert. Das hilft dem Managementbeauftragten während der internen Audits Aufmerksamkeit für Verbesserungsmaßnahmen zu bekommen, was wiederum der Verbesserung des gesamten Unternehmens zugutekommt.
2. Sobald die Geschäftsführung die Bedeutung des Managementsystems und der internen Audits für das Unternehmen verstanden hat ist es wichtig, dies auch dem Rest der Organisation bewusst zu machen.
Schaffen Sie im gesamten Unternehmen Aufmerksamkeit für die internen Audits, indem Sie jedem Mitarbeiter Ziele und Nutzen erklären (Verbesserung durch Lernen aus Fehlern und Teilen von Erfolgen). Wenn Ihren Kollegen der Grund für die interne Prüfung vor Beginn bekannt ist, sind sie viel eher bereit, Informationen zu teilen und zu zeigen, was gut gemacht wurde und wo es Verbesserungsbedarf gibt. Außerdem sind sie eher bereit, die Ergebnisse der internen Audits anzuerkennen.
3. Nutzen Sie Ihre Sozialkompetenz! Ein internes Audit kann eine Herausforderung darstellen - Kollegen können Sie kritisieren, wenn sie der Meinung sind, dass die Überprüfung einer bestimmten Verfahrensweise nicht so wichtig ist.
In diesem Fall muss ein interner Auditor die spezifischen Anforderungen des Managementsystems kennen und seine Kollegen davon überzeugen können, dass es wichtig ist, die dazugehörigen Prozesse zu überprüfen.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie mit einer Erklärung beginnen, was Sie überprüfen möchten, und beginnen Sie erst dann mit dem Audit. Sollten Sie feststellen, dass etwas verbessert werden muss, sorgen Sie dafür, dass Ihr Kollege dies versteht und Ihre Meinung teilt.
4. Zeitmanagement. Das Planen und Durchführen von Audits erfordert oft mehr Zeit als erwartet. Es ist wichtig, mit einer Risikoanalyse zu beginnen, um sicherzustellen, dass die wichtigsten Abteilungen termingerecht auditiert werden.
5. Bereiten Sie sich vor. Stellen Sie sicher, dass Sie die Prozesse und Anforderungen genau kennen, bevor Sie sie auditieren. Wie sind die Schritte in der Verfahrensanweisung? Wer ist verantwortlich? Können Sie die Ergebnisse überprüfen und wenn ja, wie?
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